زایپر نرم افزاری قدرتمند برای تماس صوتی و تصویری رایگان با اشخاص و دستگاه‌های ارتباطی مختلف است. در این مقاله که وید فاستر، مدیرعامل شرکت زاپیر (Zapier) با ما به اشتراک می‌گذارد نشان می دهد چگونه یکی از سریع ترین شرکت های کار از راه دور در جهان کارکنان خود را مدیریت و ارتباطات را سازماندهی می کند.
نقطه شروع ایده و روزهای اولیه زاپیر
وید در این مقاله آورده است : ما تقریباً یک دهه پیش زاپیر را در سپتامبر ۲۰۱۱ تأسیس کردیم. من در یک شرکت وام مسکن، در بخش بازاریابی ایمیلی کار می‌کردم. هنگامی که در بازاریابی ایمیلی کار می‌کنید، اغلب با ابزارها و سیستم‌های مختلف سر و کار دارید، و بسیار معمول است که مجبور به انجام کارهای یکپارچه‌سازی شوید. من واقعاً در آن زمان زیاد به آن فکر نمی‌کردم. به نظر می‌رسید این مشکلی است که هر فردی که در بازاریابی ایمیلی کار می‌کند، باید با آن سر و کله بزند.
من و بنیانگذارم، برایان، کارهای فریلنسری زیادی در کنار هم انجام می‌دادیم و یک روز، او چنین گفت: «می‌دانی چیست؟ ما همه این نیازهای یکپارچه‌سازی را در این ابزارهای مختلف می‌بینیم. من شرط می‌بندم که می‌توانیم یک سیستم ساده بسازیم که راه‌اندازی رویدادها را آسان کند.» این همان لحظه روشن شده ایده در سر من بود، جایی که گفتم: «اوه خدای من، این برای من و کار روزانه‌ام بسیار عالی خواهد بود. اگر چنین چیزی داشتم، زندگی من خیلی راحت‌تر می‌شد. بنابراین، این نقطه شروع ایده بود.»
نسخه اول زاپیر شامل یک محرک و یک فعالیت بود: با این برنامه کاری انجام دهید، چیزی در آنجا پست کنید و این بسیار دوست داشتنی بود. اما خیلی سریع متوجه شدیم که یک فرصت بسیار بزرگ برای کمک به افراد در گردش‌های کاری پیچیده‌تر وجود دارد.
در همه انواع کسب‌وکارها می‌بینید که افراد می‌خواهند فقط برنامه‌های مختلف را به هم پیوند دهند یا اقدامات متعددی را در یک برنامه خاص به انجام برسانند یا قادر باشند از منطق برای مسیریابی یک جهت در اطراف جهتی متفاوت استفاده کنند. بنابراین، در سال ۲۰۱۶، ما اولین نسخه خود را از Multi-Step Zaps راه‌اندازی کردیم. این نسخه به شما امکان می‌دهد اقدامات متعددی را با کمک آن انجام دهید. من فکر می‌کنم این چیزی است که زاپیر را تغییر داد.
این محصول زاپیر از یک ابزار بهره‌وری ساده و شخصی به یک مجموعه اتوماسیون کامل تبدیل شد که مجموعه کاملی از چیزهای مختلف را برای استفاده ارائه می‌داد.
زاپیر چگونه از زاپیر استفاده می‌کند
پلتفرم ارتباطی این شرکت اسلک است، بنابراین ما یک دسته کامل از هشدارها را برای چیزهای مختلف در اسلک می‌گذاریم. در واقع، ما یک قرارداد نامگذاری در این زمینه داریم که در آن اگر کانالی در داخل زاپیر مشاهده کردید که با “Feed” شروع می‌شود، معمولا یک ربات است که اطلاعات کلیدی را بر اساس نوعی منطق ارسال می‌کند.
این می‌تواند رویدادهای مشتری، هشدارهای اپل، ثبت نام برای رویدادی که داریم، تیکت‌های مشتری و چیزهای دیگر باشد. آنها یک کانال فید راه‌اندازی می‌کنند که فقط اطلاعات را در آنجا می‌ریزد تا مطمئن شود که مردم از رویدادهای کلیدی که در اطراف شرکت، با مشتریان ما، یا با خود محصول در حال رخ دادن است، باخبر هستند.
چگونه بیش از ۵۰۰ کارمند را در اسلک مدیریت کنیم
یکی از چیزهای کلیدی در زایپر نامگذاری قراردادها است. به عنوان مثال، کانال‌های مکان با یک شهر شروع می‌شوند. برای مثال سانفرانسیسکو، نیویورک، میامی، و غیره. این کانال‌ها در نهایت کانال‌هایی هستند که افرادی که در یک شهر خاص زندگی می‌کنند یا در حال بازدید از آن هستند به آن کانال ملحق شوند و یکدیگر را ملاقات کنند، دور هم جمع شوند و چیزهایی از این قبیل.
کانال‌های سرگرم‌کننده هم در زایپر داریم. این ها کانال‌هایی هستند که به کار مربوط نمی‌شوند. بنابراین، اگر چنین چیزی را مشاهده کردید، می‌توانید با خیال راحت فرض کنید که هیچ کاری در آنجا انجام نمی‌شود. فقط رفاقت، تیم‌سازی، صحبت‌های شخصی. ما در زایپر کانال‌های تیمی داریم و این کانال‌ها معمولاً مختص یک تیم خاص هستند. بنابراین، آنها بیشتر وظایف خود را در داخل آن هماهنگ می‌کنند.
گروه‌های کاری نیز وجود دارد. بنابراین، اگر یک پروژه کوتاه مدت وجود داشته باشد که برای یک چیز خاص گرد هم می‌آید، این گروه‌ها ایجاد شده و به مرور زمان با تمام شدن پروژه از بین می‌روند. این قراردادهای نامگذاری به افراد جدیدی که به شرکت می‌پیوندند کمک می‌کند تا بهتر با محیط شرکت خو بگیرند.
دومین نکته آداب اسلک است. وقتی به شرکت زایپر ملحق می‌شوید، باید راهنمای آداب معاشرت در اسلک را مطالعه کنید. این موارد شامل چیزهایی مانند: نحوه استفاده از رشته صحبت‌ها، نحوه استفاده از ایموجی‌ها، نحوه برقراری ارتباط، کد رفتاری، دستورالعمل‌های مربوط به استفاده از کانال‌های عمومی در مقابل پیام‌های مستقیم یا کانال‌های خصوصی و غیره. همه این موارد به افرادی که زایپر می‌پیوندند کمک می‌کند تا با یک نمونه اسلک بسیار بزرگ آشنا شوند.
استراتژی‌های موفق برای کار از راه دور
تنهایی یک چالش واقعی در تیم‌های توزیع‌شده است. [تیم‌های از راه دور نیاز به] احساس ارتباط با یک ماموریت و هدف بزرگ‌تر دارند. بنابراین، چگونه این ارتباط را ایجاد کنیم؟ با فرهنگ شرکت خود مثل محصول خود رفتار کنید. وقتی در حال ساختن یک محصول هستید، بازخورد کاربران را می‌پرسید، سعی می‌کنید ویژگی‌های آن را بدانید، دریابید که اشکالات شما چیست، چرا مردم محصول شما را دوست دارند، چرا ممکن است محصول شما برای مردم مناسب نباشد و غیره.
اگر همین کار را برای سازمان خود انجام دهید، فرهنگ بهتری برای افرادی ایجاد خواهید کرد که می‌توانند در سازمان شما موفق باشند. بنابراین، این بدان معناست که از افراد نظرسنجی کرده، با آنها مصاحبه کنید، به طور منظم با آنها در مورد آنچه کار می‌کند یا نمی‌کند صحبت کنید، تصمیم بگیرید که مهم‌ترین اشکالات شرکت شما چیست، و چگونه می‌خواهید آنها را در طول زمان برطرف کنید، و غیره. این کار، ایده‌های زیادی برای بهتر کردن شرکت به شما می‌دهد.
همچنین زمان زیادی را صرف فکر کردن در مورد اینکه فرآیند پذیرش شرکت شما چگونه است، بگذرانید. باید مطمئن شوید که در روز اول، مردم راه‌هایی برای اتصال به شرکت شما پیدا می‌کنند که می‌توانند مؤثر واقع شوند.
ما در زایپر هر دو هفته یک‌بار، گروهی از افراد را با هم تطبیق می‌دهیم تا با هم از طریق ترکیبی از یادگیری زنده در زوم و یادگیری ناهمزمان از طریق ابزارهای دیگر، پذیرش را انجام دهند. این به آنها اجازه می‌دهد تا به نوعی با یکدیگر پیوند ایجاد کنند و این پیوندها تا زمانی که این افراد در زاپیر کار می‌کنند، دوام خواهند داشت. این افراد ممکن است در سراسر شرکت زایپر حضور داشته باشند. آنها فقط با هم فرایند پذیرش را می‌گذرانند و شما فوراً حس تعلق گروهی را به آنها می‌دهید.
نکته دوم یافتن مکان‌هایی برای افراد جهت ایجاد ارتباط در محیط‌های غیر کاری است. آن کانال‌های سرگرم‌کننده‌ای که در مورد آنها صحبت کردم واقعا برای ایجاد رفاقت مهم هستند. ما در زایپر از چت‌های Donut استفاده می‌کنیم (یک ربات اسلک به نام Donut.ai وجود دارد که افراد را با هم تطبیق می‌دهد)، و ملاقات‌های حضوری غیر کاری برای دوران بعد از کرونا عالی هستند.
علاوه بر این حتی در شرایط کاری، مانند جلسات تیمی، اضافه کردن بحث‌های غیر کاری مفید است. ما در زایپر [جلسات] را با یک موضوع یا سؤال گاهی احمقانه و خارج از موضوع شروع می‌کنیم. این راهی است در زایپر برای کمک به مردم جهت درک اینکه ما هنوز با انسان‌های دیگر کار می‌کنیم، زیرا من فهمیده‌ام که در کار از راه دور همه چیز به سمت معامله گرایش پیدا می‌کند و همیشه در مورد کار است. اگر اینگونه باشد، فرد شروع به احساس تنهایی، قطع ارتباط و بی‌اهمیت بودن می‌کند. بنابراین، یافتن راه‌هایی برای انسانی‌تر کردن کار از راه دور بسیار مهم است.
فرآیند پذیرش سازمانی زاپیر
هفته اول در زایپر به طور کامل به پذیرش اختصاص دارد. هفته دوم نیمی پذیرش است و نیمی دیگر آشنایی با تیم، اینکه اهداف آنها چیست و با چه نوع برنامه‌هایی بیشتر درگیر خواهید شد. سپس در هفته سوم، زایپر به طور کامل با تیم خود یکپارچه شده است.
اول باید با گروه پذیرش و افرادی که در داخل شرکت باید بشناسید، آشنا شوید. به عنوان مثال، بنیانگذاران، مدیران مختلف که جلسات مختلفی را در زمینه‌های موضوعی خاص برگزار می‌کنند، نمایندگان منابع انسانی و غیره. این نقاط اتصال کلیدی به افراد کمک می‌کند تا زمانی که سؤالی دارند، بدانند باید به چه کسی مراجعه کنند و این مهم است.
سپس، آنها باید استراتژی‌های اصلی کسب و کار را درک کنند. مثلا اینکه اینجا در تلاش برای رسیدن به چه چیزی هستید؟ شرکت در صدد انجام چه کاری است؟ اهداف شما به عنوان یک شرکت چیست؟ به عنوان توسعه استراتژی شرکت: مشتریان شما چه کسانی هستند؟ آنها به چه چیزی اهمیت می‌دهند؟ به چه چیزی اهمیت نمی‌دهند؟ فکر می‌کنم اگر مردم جواب این‌ها را بدانند، به آنها کمک می‌کند تا در درازمدت تصمیم بگیرند.
شما ستون‌های فرهنگی خود را دارید که مردم باید آنها را درک کنند. اگر مجموعه‌ای از ارزش‌ها، اصول رهبری یا چیزهایی از این قبیل دارید، باید به مردم کمک کنید تا آنها را درک کنند. رویکرد پاداش در داخل شرکت چیست؟ چه کارهایی به پاداش منجر نمی‌شوند؟ چگونه با انواع دیگر شرکت‌هایی که ممکن است در گذشته در آنها کار کرده باشند یکسان یا متفاوت باشید؟
ما در زایپر به آداب معاشرت نیز می‌پردازیم. چگونه زمانی که جلسه داریم یا نداریم از مواردی مانند اسلک و زوم استفاده کنیم؟ نحوه برقراری ارتباط، نحوه استفاده از ایموجی‌ها و غیره چیست؟ همه این چیزها ممکن است در تصویر بزرگ، بی‌اهمیت به نظر برسند اما چیزهایی هستند که منحنی یادگیری را هموارتر کرده و به شما کمک می‌کنند فرهنگ خود را تقویت کنید.
چگونه تصمیم می‌گیرید چه چیزی را در محتوای خودآموزی بگنجانید یا در یک جلسه ساختاریافته آموزش دهید؟ برای برخی افراد [خودآموزی] عالی است، آنها فقط می خواهند وارد شوند و همه چیز را یاد بگیرند. اما برای افراد دیگر، [خودآموزی] می‌تواند کمی ترسناک باشد.
من فکر می‌کنم ۵۰/۵۰ بهترین شرایط است. شخصاً من عاشق خودآموزی هستم، اما همچنین می‌دانم که یکی از اهداف کلیدی پذیرش در زایپر، ایجاد نقاط اتصال و ایجاد جامعه است. بنابراین، شما باید برخی از این جلسات را در زندگی واقعی داشته باشید که در آن افراد بتوانند با افراد دیگر تعامل برقرار کنند.
برای مثال، اگر می‌خواهید افراد با تیم اجرایی شما ملاقات کنند، اما نمی‌خواهید فقط یک سبک ملاقات و احوالپرسی تصادفی داشته باشید. می‌توانید بگویید: «من می‌خواهم معاون مهندسی بیاید و کمی در مورد نحوه عملکرد تیم مهندسی ما و نحوه اتصال آن به استراتژی اصلی ما صحبت کند.» بنابراین، شما به آنها دلیلی برای صحبت می‌دهید، اما این جلسه همچنین به عنوان مقدمه‌ای بین کارمند و رهبر عمل می‌کند.
بیشتر بخوانید: مدل SOSTAC و مزایای کاربرد آن در بازاریابی
این جایی است که می‌توانید بعداً به نظرسنجی‌ها تکیه کنید. این کاری است که ما در زایپر به طور منظم انجام داده‌ایم. هر جلسه در زایپر یک نظرسنجی کوتاه دارد که بعد از پایان آن انجام می‌شود و مواردی مانند: چه چیزی را در مورد آن دوست داشتید؟ چه چیزی می‌توانست بهتر باشد؟ را در بر می‌گیرد. در نتیجه، جلسات زایپر خیلی سریع بهتر می‌شوند، زیرا ما در زایپر آنها را هر دو هفته یک بار برگزار کرده و هر دو هفته یک بار بازخورد دریافت می‌کنیم.
زاپیر زایر زاپیر زاپیر
