وقتی صحبت از ارتباط با مشتری می‌شود، ناکارآمدی ها می‌توانند منجر به کاهش بهره وری، از بین رفتن روابط حرفه‌ای و در بدترین حالت از دست دادن کسب و کار شوند. از این رو فراگرفتن مهارت های ارتباط با مشتری امری ضروری در موفقیت در کسب و کار است.
روش هایی موثر برای ارتباط با مشتری
به گزارش چاپ و نشر آنلاین به نقل از کار و کسب، برای پیشبرد ارتباط با مشتری، پیشنهاد می‌کنیم مولفه‌های زیر را به مهارت‌های نرم خود اضافه کنید. قبل از آن، بیایید به برخی از سوالات اساسی که به عنوان مهارت های ارتباط با مشتری بسیار مهم هستند پاسخ دهیم.
ارتباط با مشتری شامل گزارش، بحث و انتقال دانش است که بین یک ارائه‌دهنده خدمات (شرکت) و یک جستجوی خدمات (مشتری) برای تکمیل یک پروژه انجام می‌شود.
شرکت‌های خدماتی طبق توافق‌نامه‌های سطح خدمات خود، دائماً با شرکت‌های مشتری ارتباط برقرار می‌کنند. این مورد شامل همه موارد، از جمله گزارش‌ها، برنامه‌ریزی پروژه، کنفرانس‌های ویدیویی، جلسات توجیهی و ایمیل است. ارتباط موثر مشتری نقش مهمی در سالم نگه داشتن روابط کسب و کار و اطمینان از حفظ کیفیت پروژه مطابق انتظارات دارد.
اگر در یک نقش مقابل مشتری هستید، مهارت‌های ارتباطی شما می‌تواند موجب موفقیت کسب و کار شود یا آن را از پای درآورد. از این رو، شما نیاز دارید که مهارت‌ها را به طور مداوم تقویت کنید و یک استراتژی ارتباطی مشتری ایجاد کنید.
مهارت‌های ارتباطی مشتری ترکیبی از توانایی‌های زبانی، بین فردی و عاطفی است که شما را قادر می‌سازد مکالمات واضح، معنادار و عاطفی با مشتری داشته باشید. جای تعجب نیست که ارتباطات مشتری ممکن است اشتباه پیش بروند و فضای سوءتفاهم در همه جا وجود دارد. یک ارتباط برقرارکننده ماهر می‌داند که چگونه اطلاعات را به طور موثر رد و بدل کند و جایی برای خطا باقی نگذارد.
یک ارتباط برقرارکننده ماهر را می‌توان با عناصر یکدلی، لحن صوتی دوستانه، گوش دادن فعال، حسن نیت، صبر، توانایی رسیدگی به استدلال‌ها، منطقی اما عاقلانه شناسایی کرد. ارتباط با مشتری چیزی است که به بهترین وجه با تجربه به دست می آید. مهارت‌های نرم و توانایی‌های ارتباطی کلی شما تا حد زیادی در ایجاد مهارت‌های ارتباطی عالی با مشتری موثر هستند.
با مشتری ارتباط عاطفی برقرار کنید
فضاهای حرفه‌ای ممکن است فضاهای احساسی نباشند، اما انسان‌ها هستند. برای تفسیر بهتر مشتری، لازم است که در سطح عاطفی با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. این بدان معنا نیست که شما باید مشکل عصبانیت آن‌ها را درمان یا در گفتگوهای فکری شرکت کنید. بلکه به معنای آگاهی از مفاهیم احساسی است. ارتباط عاطفی بیشتر در کار یاد گرفته می‌شود. اما داشتن درکی از آنچه که در پی دارد به شما کمک می‌کند تا به زیبایی آن را توسعه دهید. چهار عنصر اصلی ارتباط عاطفی با مشتری عبارتند از خودآگاهی، خودمدیریتی، آگاهی اجتماعی و همدلی.
ارتباط عاطفی یکی از اجزای ضروری مدیریت روابط با مشتری است زیرا به شما امکان می‌دهد زمینه عمیق ارتباط را انتخاب کنید. این امر شما را برای مقابله با انفجارهای احساسی و تفسیر ارتباطات به روشی انسانی‌تر آماده می‌کند. به این ترتیب می‌توانید مکالمه و رابطه را به سلامت مدیریت کنید.
ارتباطات را مختصر، واضح و متن‌محور نگه دارید
هنر واقعی ارتباطات موثر در بیان قابل هضم است. اما این روش قابل هضم چیست؟ زمانی یک حرف به آسانی هضم می‌شود با کلمات به دقت انتخاب شده و واژه‌های بدون عارضه گفته شود، دیدگاه گوینده را فقط در مقدار مناسب کلمات توضیح دهد، به گونه‌ای گفته شود که اقتدار، حالت و ارتباط شنونده را در نظر داشته باشد.
بیشتر بخوانید: بهره‌مندی از تصمیمات داده محور برای رشد کسب و کار
عوامل مهم مانند وضعیت پیشرفت، مهلت مقرر، هزینه‌گذاری و غیره را به صورت مشخص بیان کنید. از به کار بردن اصطلاحاتی مانند “تقریبا”، “شاید”، “بی‌شمار” خودداری کنید زیرا منجر به سردرگمی می‌شوند. همچنین گفتگوهای مشتری را بر اساس دستور کار قرار دهید. به بحث‌هایی بپردازید که مهم هستند و برنامه‌ریزی کنید که چه زمانی بحث می‌کنید. تلاش برای جا دادن مفاهیم بیش از حد در یک مکالمه می‌تواند نتیجه معکوس دهد. از نحوه دریافت اطلاعات خاص توسط مشتری آگاه باشید. به متن دستور کار موجود و اینکه به چه کسی گزارش می‌شود توجه کنید.
دلیل روشن بودن ارتباطات
هدف از روشن، موجز و متن‌محور بودن ارتباط با مشتری، جلوگیری از سردرگمی هنگام اجرای پروژه است. این امر، این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا به طور سالم انتظارات مشتری را مدیریت کرده و از وارد شدن بیش از حد اظهار نظر یا تصور دروغگویی جلوگیری کنید.
