حتی با وجود اینکه زمان تکت (Takt Time) یک مفهوم ساده است، می‌تواند ابزار بسیار قدرتمندی برای مدیران پروژه‌ای باشد که به استراتژی سازنده‌تری نیاز دارند. دانستن نرخ دقیق تولید یک پروژه به شما کمک می‌کند از کمبود زمان یا منابع جلوگیری کنید. همچنین به سازمان شما کمک خواهد کرد تا سود را افزایش دهد و نیازهای مشتریان را بهتر برآورده کند. در این مقاله، ما به تمام سوالات اصلی شما در مورد زمان تکت به همراه مثال‌ها، مزایا و موارد دیگر پاسخ خواهیم داد.
زمان تکت چیست؟
زمان تکت فرمولی است که شما را قادر می‌سازد هر مرحله از فرآیند تولید را به طور موثر و بدون اتلاف مدیریت کنید. مجموع آن نشان‌دهنده زمان لازم برای تولید یک محصول برای پاسخگویی به تقاضای مشتری است. این شامل زمان کار بدون نظارت مانند استراحت‌های ناهار یا تعمیر و نگهداری برنامه‌ریزی‌شده، نمی‌شود.
Takt time یک اصطلاح آلمانی است که توسط سازندگان هواپیما در دهه ۱۹۳۰ ایجاد شد و به معنای «تنظیم سرعت» یا «نواختن» موسیقی می‌باشد که با توجه به سمفونی مراحل پیچیده مورد نیاز برای تکمیل اکثر پروژه‌ها، منطقی است.
تولیدکنندگان از این فرمول برای کنترل سرعت خطوط تولید خود استفاده می‌کنند. اما همچنین می‌تواند توسط دفتر مدیریت پروژه و مدیران بازاریابی برای سرعت بخشیدن به برنامه‌ها استفاده شود.
این فرمول به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به طور مؤثری عرضه کنند بدون اینکه موجودی زیادی در بازار باقی بگذارند. زمان تکت همچنین میزان تولید محصول نهایی را نشان می‌دهد که دقت برنامه‌ریزی پروژه و تعیین انتظارات واضح را بهبود می‌بخشد.
علاوه بر این، زمان تکت به نظارت بر کارایی خط تولید پس از راه‌اندازی آن و همچنین عملکرد کل فرآیند کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که زوائد حذف می‌شوند.
در مجموع، هم برای مدیریت زمان و هم برای پیش‌بینی مشکلات تولید آینده مفید است. از زمان تکت می‌توان در هر مرحله از برنامه‌ریزی پروژه برای بهبود بهره‌وری استفاده کرد.
از آنجایی که زمان تکت تنظیم زمان‌بندی پروژه‌های رقیب را بدون از دست دادن پیشرفت در هر کدام آسان‌تر می‌کند، مدیران اغلب از آن برای حفظ جریان مداوم محصولات بدون اتلاف هیچ منبعی استفاده می‌کنند.
نحوه محاسبه زمان تکت
مهم است که زمان Takt دقیق محصول خود را بدانید تا از هدر رفتن آن جلوگیری کنید. خبر خوب این است که محاسبه زمان تکت نسبتاً ساده است.
دانستن زمان لازم برای پاسخگویی به تقاضای مشتری، چندان دشوار نیست. این داده‌ها را می‌توان از ویژگی‌های گزارش ابزار مدیریت پروژه استخراج کرد تا به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد نحوه مدیریت بارهای کاری تیم خود در کل مجموعه پروژه‌های فعال کمک کند.
نظارت بر زمان تکت می‌تواند تفاوت قابل توجهی در موفقیت در طول چرخه عمر پروژه ایجاد کند. به عنوان مثال، زمانی که تقاضا برای زمان تکت به حدی افزایش می‌یابد که باید کاهش یابد، مدیران می‌توانند فعالیت‌ها را به گونه‌ای سازماندهی مجدد کنند که در زمان تکت کوتاه‌تر قرار گیرند.
فرمول ساده‌ای که می‌توانید برای محاسبه دقیق زمان تکت استفاده کنید عبارت است از:
زمان تکت = تعداد کل ساعات کاری موجود تقسیم بر تقاضای مشتری
نکته: برای اینکه بیشترین بهره را از فرآیند ناب ببرید، مهم است که تولید را به چرخه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. سپس، زمان تکت برای کل پروژه را با چرخه‌های جداگانه مقایسه نمایید تا تخمین دقیق‌تری داشته باشید.
مثال
با استفاده از فرمول، می‌توانیم به یک مثال ساده از نحوه محاسبه و درک نتایج نگاه کنیم:
فرض کنید هشت ساعت کار در روز وجود دارد. در حال حاضر، مشتریان یک محصول را درخواست می‌کنند که ساخت آن هشت ساعت طول می‌کشد. زمان تکت برابر با یک روز کاری است.
برخی آن ساعت‌ها را به دقیقه تقسیم کرده و دقیقه‌ها را برای تولید هر محصول محاسبه می‌کنند. در این مثال، هشت ساعت در ۶۰ دقیقه یا زمان تکت ۴۸۰ دقیقه خواهد بود.
اگر وقفه‌ها، جلسات، وظایف اداری یا کاری غیرمرتبط با نتیجه مستقیم پروژه در آن دوره هشت ساعته وجود داشته باشد، باید برای محاسبه زمان تکت میانگین دقیقه‌ها را از کل آن کم کنید.
مزایا
Takt time به دلایلی یک ابزار مدیریت پروژه محبوب است. چه بخواهید به سرنخ‌ها و تاخیرها تسلط داشته باشید یا درخواست‌های کاری دریافتی را بدون کاهش پیشرفت در سایر زمینه‌ها مدیریت کنید، زمان تکت برای شما مناسب خواهد بود. در اینجا مزایای زمان تکت که می‌توانید صرف نظر از صنعت خود به آن دست پیدا کنید را بررسی خواهیم کرد:
ایجاد فرآیندهای کارآمد
زمان تکت به مدیران پروژه اسکرام کمک می‌کند تا دقیقاً میزان زمان تولید را اندازه‌گیری کنند تا بتوانند تقاضای مشتری را برآورده نمایند. با در نظر گرفتن این موضوع، آن‌ها می‌توانند روش‌های جدیدی برای زمان‌بندی، برنامه‌ریزی و اجرا پیدا کنند. به جای بازنگری کل فرآیند، آن‌ها می‌توانند در عوض بر روی مناطقی تمرکز نمایند که نیاز به بهبود بیشتر دارند و راه را تا رسیدن به هدف خود ادامه دهند.
حذف یا کاهش ضایعات
در زمان Takt، همه چیز در مورد استفاده کارآمد از منابع پروژه است. هنگامی که برای رسیدن به یک هدف زمانی خاص بر بهبود بهره‌وری تمرکز می‌کنید، تشخیص اینکه از کدام منابع می‌توان به روش‌های هوشمندانه‌تری استفاده کرد آسان‌تر است. اگر از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، این می‌تواند مانند یافتن موانع پیش از موعد یا ارسال اعلان‌های خودکار برای اعضای تیم به محض اینکه نوبت آن‌ها برای شروع بخشی از پروژه باشد، به نظر برسد.
مدیریت استراتژیک موجودی
تقاضای مشتری در طول سال برای بسیاری از صنایع کاهش می‌یابد. با استفاده از زمان تکت، مدیران می‌توانند به طور دقیق پیش‌بینی کنند تا تولید آن‌ها با تقاضای مشتری مطابقت داشته باشد و در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند.
مدیریت هوشمندانه زمان
زمان Takt برای تصمیم‌گیری در مورد جایی که باید در آن به عنوان یک تیم زمان بیشتر یا کمتری سرمایه‌گذاری کنید، بهترین است. بسیاری از مدیرانی که از زمان Takt استفاده می‌کنند، معمولاً گلوگاه‌هایی را در فرآیند خود پیدا کرده و از بین می‌برند که ممکن است در غیر این صورت پیدا نکرده باشند.
تنظیم سرعت مناسب
Takt time به مدیران کمک می‌کند تا به طور کلی سرعت پروژه‌های متعدد در حال انجام را تنظیم کنند. همانطور که درخواست‌های کاری دریافت نموده، با تاخیر مواجه می‌شوید و انتظارات مشتری را مدیریت می‌کنید، ممکن است متوجه شوید که برخی از پروژه‌ها باید کُند شوند در حالی که برخی دیگر برای تعدیل عجله دارند. با استفاده از زمان تکت، می‌توانید برنامه را به درستی انجام دهید و در عین حال همه چیز را در مسیر خود نگه دارید.
محدودیت‌ها
زمان Takt، مانند هر استراتژی مدیریت پروژه، دارای محدودیت‌هایی است. در طول یک پروژه فعال، سلسله مراتب وظایف باید سطح‌بندی شود تا اطمینان حاصل گردد که وظایف در مقابل فازهای خاص حجیم نمی‌شوند. این مانع از انعطاف‌پذیری برنامه عملیاتی ایجاد شده از محاسبه زمان تکت می‌گردد.
همچنین، مفهوم زمان تکت، عوامل انسانی را که در طی فرآیندهای خاصی اتفاق می‌افتد، در نظر نمی‌گیرد، مانند نیاز یک عضو تیم به یک ناهار طولانی‌تر یا مرخصی با حقوق. این بدان معنی است که برای کارآمدتر شدن فرآیندها باید تقاضا را سطح‌بندی کرد.
تفاوت بین زمان تکت، زمان چرخه و زمان انجام
در حالی که زمان چرخه (Cycle Time) و زمان تکت هر دو معمولاً توسط متخصصان ناب استفاده می‌شوند، چیزهای مختلفی را اندازه‌گیری می‌کنند. زمان چرخه زمانی است که تیم برای تکمیل یک کار یا سفارش از ابتدا تا انتها نیاز دارد. زمان تکت زمانی است که برای تکمیل یک محصول برای برآورده کردن تقاضا لازم می‌باشد.
به عنوان مثال، اگر مشتری هر ساعت یک محصول جدید سفارش دهد، تیم باید آن را در یک ساعت یا کمتر به پایان برساند. یعنی زمان Takt باید کمتر از یک ساعت باشد. اگر تیم کار را بیش از یک ساعت طول دهد (زمان چرخه)، آنگاه فرآیند باید ساده شود یا به حداقل برسد تا با زمان تکت همسو گردد.
مردم همچنین اصطلاحات زمان چرخه و زمان انجام (Lead Time) را که هر دو معیارهای ناب هستند، اشتباه می‌گیرند. زمان انجام زمانی است که برای انجام سفارش مشتری لازم می‌باشد. همانطور که قبلاً اشاره کردیم، زمان چرخه زمانی است که یک تیم برای تکمیل یک کار نیاز دارد.
به عنوان مثال، اگر تکمیل یک سفارش مشتری تنها پنج ساعت طول بکشد اما تیم در عوض به شش ساعت نیاز داشته باشد، باید جدول زمانی خود را برای برآورده کردن تقاضای مشتری تنظیم کند (زمان Takt).
بر خلاف زمان تکت که به برآورده کردن تقاضای مشتری اشاره دارد، زمان انجام بر انجام سفارش فردی متمرکز است.
هنوز مطمئن نیستید که تفاوت بین زمان تکت، زمان چرخه و زمان انجام چیست؟ در اینجا یک خلاصه مفید برای درک بهتر آورده‌ایم:
زمان تکت = به طور کلی چه مدت طول می‌کشد تا تقاضای مشتری برآورده شود
زمان چرخه = چه مدت طول می‌کشد تا تیم یک سفارش یا پروژه را تکمیل کند
زمان انجام = چه مدت طول می‌کشد تا سفارش یک مشتری انجام شود
سوالات متداول
زمان تکت و زمان چرخه من یکسان است، بنابراین همه چیز خوب پیش می‌رود، درست است؟
خیر. مشکل این فرض این است که همه چیز باید عالی پیش برود، که در دنیای واقعی اتفاق نمی‌افتد. توصیه می‌شود زمان تکت شما بین ۵ تا ۱۷ درصد بیشتر از زمان چرخه باشد.
دلایل زیادی برای این امر وجود دارد. به عنوان مثال، آیا شرکت شما گاهی اوقات جلساتی با حضور همه کارمندان یا جلسات سرپرستی را در زمان کار برگزار می‌کند؟ آیا پرسنل گاهی اوقات مشکلات شخصی دارند که آن‌ها را از کارکرد ۱۰۰ درصدی با حداکثر بازده باز می‌دارد؟ آیا یکی از دستگاه‌ها دارای مشکلات موقتی است که باعث کُندی جزئی می‌شود یا احتمالاً برای چند ساعت جهت تعمیر و نگهداری خاموش است؟ آیا زمان برای مشکل دوباره‌کاری گاه به گاه محاسبه می‌شود؟
به خود فرصتی برای مشکلات وقت‌گیر فرآیندهای روزمره بدهید و سعی کنید زمان چرخه شما کمی کمتر از زمان تکت باشد.
فرآیند من به صورت دسته‌ای تولید می‌کند، بنابراین آیا زمان تکت مقدار زمان بین دسته‌ها است؟
هنگام کار به صورت دسته‌ای، باید زمان بین دسته‌ها را در نظر بگیرید و آن را بر کمیت در دسته تقسیم کنید تا زمان تکت را بدست آورید، زیرا زمان تکت زمان بین تک تک قطعات است.
مشتری من چیزهای زیادی می‌خواهد که باید بلافاصله حاضر شوند. چگونه می‌توانم زمان تکت را زمانی که مشتری دیروز آن را می‌خواسته محاسبه کنم؟
ممکن است مشتری اکنون چیزهایی را بخواهد، اما یک زمان مطلق وجود دارد که در آن عصبانی می‌شود، نسبت به رابطه احساس منفی پیدا می‌کند و در نهایت به دنبال تامین‌کننده جدیدی می‌گردد. حتی در دنیای پرشتاب امروزی، تولید بلافاصله به ندرت گزینه‌ای برای برخی از انواع سفارشات است. شما باید از قضاوت خود و همچنین نشانه‌های اجتماعی از رابطه خود با مشتری استفاده کنید تا زمانی که تاریخ دقیقی از سوی مشتری ارائه نمی‌شود، به درستی انتظارات تاریخ تحویل واقعی را تعیین نمایید.
آیا زمان تکت همان چیزی است که باید برای سنجش محیط های اداری استفاده کنم؟
در حالی که استفاده از زمان تکت در تولید و ساخت و ساز بسیار رایج است، به همان اندازه ابزار ارزشمندی برای استفاده در محیط اداری می‌باشد. مسئله کلیدی در استفاده از زمان takt در یک محیط اداری این است که چقدر زمان برای هر کار، سند یا سرویس استفاده می شود، که گاهی اوقات دانستن مقدار واقعی زمان موجود برای استفاده در فرمول زمان takt را دشوار می‌کند.
بیشتر بخوانید: اثر پیگمالیون چیست و کاربرد آن در مدیریت
جمع‌بندی
زمان تکت یک معیار مهم برای تولیدکنندگان است. همانطور که کارخانه‌ها دیجیتالی‌تر می‌شوند، اندازه‌گیری و ردیابی تکت آسان‌تر خواهد شد. بیش از هر زمان دیگری، سازمان‌ها می‌توانند از زمان تکت برای بهبود عملیات خود استفاده کنند.
