مسئله مدیریت زمان برای کارآفرین ها به علت بالاترین حجم کاری در شرکت، اهمیت کاملا حیاتی را دارد. در این رابطه قبل از معرفی راهکارها، بهتر است تا با رایج ترین عادت های آنها که باعث اتلاف زمان می شود، آشنا باشیم. این امر کمک خواهد کرد تا مدیران و کارآفرین ها، کمتر با معضل کمبود وقت مواجه شوند. در ادامه به بررسی شش مورد از آنها خواهیم پرداخت.
۱-برنامه ریزی جلسات
اگر چه ممکن است تعجب کنید و برنامه ریزی برای این اقدام را امری ضروری تلقی کنید، با این حال واقعیت این است که اقدام مذکور بسیار زمان بر بوده و این امر باعث خواهد شد تا زمان زیادی را از دست بدهید. این امر در حالی است که امروزه با استفاده از تکنولوژی می توان این اقدام را در کمترین زمان ممکن مدیریت زمان داد.
در این رابطه حتی یک دستیار صوتی نیز می تواند کار ساز باشد. در این رابطه تنها کافی است تا قرار ملاقات ها را بگویید، هوش مصنوعی به کار رفته، آن را در زمان خالی قرار داده و به شما یادآوری های لازم را خواهد کرد. در واقع مدیران باید از هر تکنولوژی ای برای صرفه جویی در زمان خود استفاده کنند.
۲-بررسی ایمیل ها
آیا شما هنوز هم هر روز ایمیل های خود را بررسی می کنید؟ این اقدام بدون شک زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. مهم ترین مشکل در این زمینه پاسخ دهی بوده و این امر به صورت میانگین در حدود ۴۵ دقیقه از زمان شما را خواهد گرفت. در این رابطه طی نظرسنجی انجام شده، اکثر کارآفرین ها اعتراف کرده اند که زمان زیادی را صرف ایمیل های خود می کنند.
تحت این شرایط راهکاری که وجود دارد این است که فرآیند را اتوماسیون کنید. در این رابطه ارسال خودکار پیام های از پیش تعیین شده، تنها یک ویژگی ساده و رایج آنها محسوب می شود. درواقع شما برحسب مبلغی که پرداخت می کنید، می توانید امکانات به مراتب بیشتری را دریافت کنید.
برای مثال این امر که بخشی از ایمیل ها برای مشاور شما ارسال شود، یکی از این اقدامات بوده و باعث کاهش حجم موجود خواهد شد. در این رابطه امکان سفارس هر گونه اقدام جدید نیز وجود خواهد داشت.
۳-سیاهچاله شبکه های اجتماعی
شاید بهترین تعبیری که بتوان از شبکه های اجتماعی داشت، اطلاق صفت سیاهچاله است. درواقع آنها شما را به سمت خود جذب کرده و ممکن است ساعت ها شما را درگیر نگه دارد. نکته ای که باید توجه داشته باشید این است که مدیریت صفحات برند در شبکه های اجتماعی باید توسط یک تیم حرفه ای انجام شود.
در رابطه با صفحه شخصی خودتان نیز این امر را به ساعات پایانی روز محول کنید. در این رابطه برخی از کارآفرین ها راهکارهای جالبی را دارند. برای مثال صبح ها اپلیکیشن شبکه های اجتماعی را حذف کرده و شب ها دوباره نصب می کنند و یا یک گوشی دیگر را به این موضوع اختصاص می دهند که همواره در خانه است. اگرچه این اقدام ممکن است کمی عجیب و سخت به نظر برسد، با این حال پس از چند روز رعایت آن، به یک عادت تبدیل خواهد شد.
۴-عدم استراحت
آیا شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که فکر می کنند استراحت کردن به معنای از دست دادن زمان است؟ اگر جواب شما به این پرسش مثبت است، باید تغییری را در عقیده خود ایجاد کنید. در واقع استراحت کردن باعث خواهد شد تا افراد بتوانند کارهای بیشتری را انجام داده و دیرتر خسته شوند. برای مثال دونده ای را فرض کنید که با نهایت سرعت خود در حال دویدن است. بدون شک وی پس از چند دقیقه، حتی قادر به تنفس معمولی خود نخواهد بود، با این حال اگر استراحت را میان کار داشته باشید و ریتم دویدن مناسبی را رعایت کنید، قادر خواهید بود مسافت های طولانی را طی کنید.
در این رابطه در کنار برنامهریزی برای انجام کارها، ضروری است تا برای استراحت خود نیز برنامه ای دقیق داشته باشید. در نهایت فراموش نکنید که کارآفرینی به معنای رها کردن زندگی شخصی نبوده و حتی شما باید برنامه مسافرت و استراحت های چند روزه را نیز داشته باشید. در غیر این صورت فعالیت مداوم برای چندین سال، عملا غیرممکن خواهد بود و شما در معرض انواع بیماری های روحی و جسمی خواهید بود که می تواند به معنای پایان امکان فعالیت شما باشد.
در واقع به جای سخت کار کردن، فعالیت هوشمندانه و کار تیمی را رعایت کنید. برای مثال دلیلی وجود ندارد که بخشی از اقدامات شما، توسط کارمندان شرکت انجام شود. این امر نهتنها روزمرگی را از بین خواهد برد، بلکه به تقویت مهارت های آنها نیز منجر می شود.
۵-دسترسی مداوم
آیا در اتاق شما همواره به روی کارمندان باز است؟ بدون شک این سیاست اگرچه در ظاهر اقدامی درست محسوب می‌شود، با این حال زمان شما را نابود خواهد کرد. برای مثال فرض کنید که شما بر روی انجام یک فعالیت تمرکز کرده اید، اگر به صورت مداوم تمرکز شما نابود شود، زمان زیادی را برای بازگشت به وضعیت اولیه خود نیاز خواهید داشت و امکان پیگیری برنامه شخصی، عملا غیرممکن خواهد بود.
به همین خاطر ضروری است تا ملاقات را فقط در ساعتهای خاصی امکانپذیر نمایید. این امر در نهایت کمک خواهد کرد تا کارمندان برای هر مسئله ای به شما مراجعه نکرده و به استقلال کاری لازم دست پیدا کنند، با این حال همواره یک خط را برای تماس های اضطراری قرار دهید تا در صورت الزامی بودن، امکان دسترسی به شما وجود داشته باشد. در واقع همواره ممکن است اتفاقی رخ دهد که طبیعتا برنامه های شما را دستخوش تغییر خواهد کرد.
بیشتر بخوانید: کسب و کار آنلاین و چالش های بازاریابی آن
۶-مدیریت ذرهبینی
اگرچه طبیعی است که مدیران تمایل داشته باشند تا نظارت کاملی را بر روی همه چیز داشته باشند، با این حال آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده اید که این امر چه عواقبی را دارد؟ برای مثال آگاهی از تمامی مکالمات کارمندان، تنها زمان شما را نابود خواهد کرد. در این رابطه توجه داشته باشید که چنین سیاستی، ابدا مورد رضایت کارمندها نیز نخواهد بود.
به همین خاطر نظارت کلی را کافی دانسته و از آگاهی پیداکردن به همه چیز، خودداری کنید. این امر باعث خواهد شد تا شما زمان به مراتب بیشتری را در طول روز خود داشته باشید. در نهایت جایگزین کردن وبینار به جای سمینار و نشست ها و بررسی مجدد اقدامات روزانه خود، از دیگر اقداماتی است که می تواند به بهبود مدیریت زمان شما منجر شود.
