از اواخر دهه نود و حوالی سال‌های ۲۰۰۱ شرکت‌ها برای مدیریت پروژه‌ها به سمت روشی جدید حرکت کردند. این روش که مدیریت پروژه چابک سازی یا agile نام داشت خیلی زود توانست آمار موفقیت تیم‌های توسعه‌دهنده فناوری را بالا ببرد و البته جای خودش را در بهبود عملکرد و توسعه‌ی سایر تیم‌ها هم باز کند، به شکلی که طبق آمار سال ۲۰۲۰ بانک جهانی توانسته با مدیریت به‌صورت اجایل، هزینه‌های خود را تا ۳۰ درصد کاهش بدهد.
از طرف دیگر بر اساس آمار شرکت‌هایی که از اجایل بهجای روش سنتی مدیریت استفاده می‌کنند، ۱.۵ برابر رشد بیشتری دارند و میزان موفقیتشان ۴۲ درصد بیشتر گزارش شده است. درحالی‌که آمار پروژه‌هایی با مدیریت به شکل آبشار (مدیریت بالا به پایین و سنتی) تنها ۲۶ درصد است. دلایل اصلی این موضوع به نوع تفکر پشت مدیریت پروژه اجایل برمی‌گردد. ساختارها و مؤلفه‌هایی که هنگام تشکیل تیم چابک باید به آن‌ها توجه شود تا موفقیت پروژه با مدیریت اجایل تضمین بشود.
Agile یا چابک سازی چیست؟
اجایل یا چابک سازی تعاریف مختلفی دارد اما اجازه بدهید با یک مثال کلی و قدم‌به‌قدم پیش برویم. فرض کنید شما یک تصویرساز حوزه کتاب کودک هستید و قرار است برای یک کتاب داستانی تصاویر جذابی خلق کنید. در این میان شما بر اساس داستان تصاویر را به شکل کامل می‌کشید.
تصاویر به انتشارات می‌رود و به هر دلیلی از طرف مدیر انتشارات رد می‌شود و شما دوباره مجبور می‌شوید بر اساس نظرات آن‌ها تصاویر تازه‌ای بکشید. طبیعتاً طراحی تمام تصاویر از شما وقت و انرژی زیادی می‌گیرد. حالا بیایید تصور کنیم که بهجای کشیدن یک‌باره تمام تصاویر، شما بر اساس نظرات واحد هنری و مدیر انتشارات، تنها تصاویر چند صفحه‌ی اول را می‌کشیدید و بعد از یک هفته و دریافت بازخوردها، ضمن تصحیح بخش قبل، تصاویر جدید را هم با توجه به واکنش‌ها می‌کشیدید. این روند یعنی خلق تصاویر بر اساس نیازسنجی و این اتفاق مرحله‌به‌مرحله آن‌قدر طی می‌شد تا سرانجام تصویرسازی به پایان می‌رسید.
در این حالت شما زمان کمتری را برای کشیدن طرح اولیه صرف می‌کنید چراکه به‌طور مثال فقط باید دو صفحه را طراحی کنید و بعد از دریافت بازخوردها هم فقط کافی است همان دو صفحه را بازآفرینی کنید و سایر صفحات معمولاً با اشکالات کمتری مواجه می‌شوند چراکه شما از ابتدا نیازسنجی دقیقی انجام داده‌اید.
درواقع مدیریت پروژه اجایل یک روش یا یک سند خاص و یا یک دستورالعمل ویژه نیست؛ بلکه مجموعه‌ای از قدم‌های کوچک است که از ابتدا و بر اساس داستان یا نیاز مشتری طراحی‌شده و در هر بخش دارای متر و معیار مشخصی برای اندازه‌گیری مسیر رفته و سطح موفقیت است.
در این روش شما با روشن کردن اهداف و چشم‌اندازها مسیر پروژه را ترسیم و فعالیت‌ها را در اختیار بخش‌های مختلف گروه قرار می‌دهید. تیم‌ها برای رفع مشکلات با هم همکاری می‌کنند و هر بخش از پروژه به‌طور موازی با سایر بخش‌ها پیش می‌رود، ضمن اینکه به‌طور هم‌زمان می‌توانید بازخورد بخشی از کار را هم از مشتری یا کارفرما بگیرید. به‌این‌ترتیب در صورت بروز مشکل در بخشی از پروژه لازم نیست همه‌ی کارها را رها کرده و از ابتدا شروع کنیم، بلکه فقط باید به سراغ تعمیر و بازآفرینی همان بخش اشتباه بروید؛ بنابراین شما با این روش در زمان، هزینهها و از همه مهم‌تر بودجه‌ی نیروی انسانی شرکت صرفه‌جویی می‌کنید.
اگر بخواهیم نگاهی به آمار داشته باشیم باید بگوییم که حدود چهارپنجم شرکت‌های بزرگ حوزه‌های مختلف فناوری ارتباطات در تمام بخش‌های کاری به شکلی از agile برای توسعه و پیشبرد بهتر اهداف خود در بخش‌های مختلف استفاده می‌کنند؛ اما سه‌چهارم شرکت‌ها (از یک جامعه‌ی آماری شامل ۱۳۰۰ شرکت) تنها در بخشی از کسب‌وکار از متد اجایل کمک گرفته‌اند. بد نیست نگاهی هم به این آمار داشته باشیم:
- تحقیق و توسعه (۸۳ درصد)
- تولید و عملیات (۸۲ درصد)
- خدمات و پشتیبانی مشتریان (۷۹ درصد)
- بازاریابی و ارتباطات (۷۹ درصد)
- فروش (۷۸ درصد)
- منابع انسانی، مالی و اداری (۷۸ درصد)
نگاه کلی به ساختار تیم اجایل
در سال ۱۹۶۵ بروس تاکمن روانشناس آمریکایی ساختاری کلی برای تیم‌های مختلف و تشکیل گروه‌ها ارائه کرد. او گفت که تیم‌ها برای شکل‌گیری و بلوغ باید چهار مرحله را طی کنند. این چهار مرحله به شکل زیر است:
- شکل‌گیری
- طوفان
- ایجاد هنجارها
- اجرا
این نظریه خیلی زود از طرف تیم‌های مختلفی که به سمت اجایل و چابک سازی حرکت می‌کردند، موردتوجه قرار گرفت. این ساختار به مدیران پروژه‌های چابک کمک می‌کند تا در صورت نیاز به اضافه شدن یک تیم جدید یا حذف تیم‌های غیرضروری، ساختار کلی تیم را حفظ کنند و هم‌زمان با نیاز بازار به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر بشوند. از طرفی انتظارات و مسئولیت‌ها در یک پروژه با مدیریت اجایل به‌روشنی بیان می‌شود و درنتیجه در صورت اضافه شدن کار جدید، یا اشتباهی در فرآیند تولید، تیم‌ها می‌دانند به چه کسی پاسخگو هستند و بر اساس کدام انتظارات باید پیش بروند.
شاید همین موضوع دلیل انتظار بسیاری از کارشناسان برای ارتقای سود بازار هوش مصنوعی است چراکه پذیرش مدیریت پروژه به شکل چابک و توجه به ساختارهای تیمی در این نوع پروژه‌ها بیشتر از سایر بخش‌ها به چشم می‌خورد.
مراحل مختلف مدیریت پروژه اجایل
آماده کردن لیست:
درخواست‌ها و نیازهای مشتری را در یک لیست بنویسید، مواردی و عملکردهایی که باید در خدمات یا محصول نهایی مشاهده بشود. در نهایت شما به یک لیست می‌رسید که به لیست نیاز مشتری معروف است. این لیست پایه‌ی to do list تیم شما است.
برآورد و اندازه‌گیری:
حالا قرار است خواسته‌های مشتری را به قدم‌های کوچک تقسیم کنید. در این بخش با متر و معیارهایی که قابل‌اندازه‌گیری باشند، اهدافی مثل سطح بودجه، میزان موفقیت در مرحله، تعیین بازه زمانی برای رسیدن به هدف اولیه و… را مشخص می‌کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید خیلی راحت میزان پیشرفت تیم‌ها و عملکردشان را اندازه‌گیری کنید.
مشخص کردن اولویت‌ها:
کدام کارها را باید زودتر انجام بدهید؟ کدام بخش از وظایف می‌توانند تا تکمیل بخشی از پروژه نهایی منتظر بمانند؟ این‌ها سؤالاتی است که با تعیین اولویت از سوی کارفرما یا مشتری می‌توانید به آن‌ها پاسخ بدهید و بر اساس اولویت‌ها کارها را شروع کنید.
اجرا:
لیست‌ها آماده است. هر تیم بر اساس اولویت‌ها و اهداف تعیین‌شده باید در زمان مشخص کارش را انجام بدهد. پروژه‌های کوچک بعد از تکمیل در هر مرحله، در اختیار مشتری قرار می‌گیرند تا بر اساس بازخوردها ادامه‌ی روند کار طی بشود.
به‌روزرسانی:
گاهی بخشی از پروژه به هر دلیلی به‌موقع به پایان نمی‌رسد. گاهی بازخورد مشتری باعث می‌شود که نوع اولویت‌ها و یا مسیر بخشی از پروژه تغییر کند. در این حالت می‌توانید بر اساس بازخوردها، اولویت‌های جدید تعریف کنید و ادامه‌ی کار را بر این اساس به‌روزرسانی کرده، به تیم‌ها واگذار کنید.
روش‌های مختلف اجرای agile
همان‌طور که دیدیم مدیریت پروژه اجایل agile نوعی شیوه و روش است؛ بنابراین طبیعی است که بسیاری از کسب‌وکارها برای استفاده از روش‌های چابک از چهارچوب‌های مختلف و روش‌های متفاوتی استفاده کنند.
اسکرام یکی از محبوب‌ترین روش‌ها است که در کنار XP توانستند تبدیل به روش‌های محبوب مدیریت پروژه اجایل شوند و روش سنتی کانبان را تا حدی کنار بزنند. بر اساس آمار حدود ۷۸ درصد شرکت از ترکیب اسکرام با یکی از XP یا کانبان برای مدیریت پروژه کمک می‌گیرند و تنها ۱۶ درصد از شرکت‌ها از اسکرام به‌تنهایی استفاده می‌کنند.
روش پیاده‌سازی و ویژگی‌ها اجایل اسکرام
اسکرام یک فریم ورک و چهارچوب بر پایه‌ی تفکر چابک یا مدیریت پروژه اجایل است. درواقع گروه‌ها و شرکت‌ها نمی‌توانند با سرعت به سمت چابک شدن پیش بروند، چراکه همان‌طور که دیدیم agile نوعی تفکر و ذهنیت است اما اسکرام مجموعه‌ای از ابزارها، نشست‌ها و رویدادها و نقش‌های مختلف است که در کنار هم به توسعه‌ی ایده‌ها و رفع موانع کمک کرده و در عین حفظ سرعت و کارایی به شکوفا شدن ایده‌ها و خلاقیت تیم هم کمک می‌کند.
اسکرام کارش را با پذیرش یک نکته شروع می‌کند و این نکته چیزی نیست جز عدم آگاهی تیم نسبت به پروژه. درواقع هنگامی‌که شما از فریم ورک اجایل اسکرام استفاده می‌کنید، می‌توانید ببینید که تجربه‌ها و سطح یادگیری کل تیم با انجام بخش‌های مختلف پروژه و در طی نشست‌ها و دریافت بازخوردها، بیشتر و بهتر شده و حس می‌کنید قرار است یک یادگیری جمعی در طول پروژه محقق بشود.
نکته‌ی مهم اینکه اسکرام یک چهارچوب از پیش تعریف شده نیست که نتوانید هیچ بخشی از آن را حذف کنید، بلکه یک ساختار شناور است که می‌توانید آن را با توجه به نیازها و اهداف پروژه تعریف کنید. درواقع اسکرام مثل جعبه‌ابزاری است که شما می‌توانید بر اساس نیازتان ابزارهای مختلفی را در بخش‌های مختلف بچینید و البته با کسب تجربه و ابتکار خود سازمان‌دهی داشته باشید. این روش در مقابل روش‌هایی قرار می‌گیرد، مثلاً مانند روشی که در آن از قبل یک الگوریتم کامل را در اختیار کاربر و تیم قرار می‌دهند و از آن‌ها می‌خواهند خودشان و شرایط را بر اساس این الگوریتم تنظیم کنند.
نقش‌های مختلف یک تیم اجایل یا Agile Roles
مدیر پروژه: مدیر پروژه حلقه‌ی اصلی هماهنگی میان بخش‌های مختلف پروژه است. از وظایف اصلی مدیر پروژه می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- به مالک محصول در شناسایی ارزش‌ها و رسیدن به حداکثر بازگشت سرمایه یا ROI کمک می‌کند.
- به‌عنوان یک تسهیل‌گر باعث افزایش خلاقیت و توانمندی تیم می‌شود.
- دیدی کلی و عمیق نسبت به بخش‌های مختلف پروژه دارد و سعی می‌کند اطلاعات را به‌روز نگه دارد.
- جلسات مختلف اسپرینت، گذشته‌نگری اسپرینت و اسکرام روزانه (در صورت استفاده‌ی تیم از اجایل اسکرام) را برنامه‌ریزی می‌کند.
- چالش‌ها را حین کار شناسایی کرده و تلاش می‌کند با انعطاف‌‌پذیری به‌موقع موانع را در کنار تیم برطرف کند.
- خوب است بدانید که متوسط حقوق مدیر پروژه در آمریکا حدود ۹۰ هزار دلار است که رقم نسبتاً بالایی است و بسیار بالاتر از سطح درآمد متوسط است.
مالک محصول: مالک محصول بین نیازهای بازار، الزامات مشتری و مدیریت کسب‌وکار تعادل برقرار می‌کند. او از نزدیک با تیم‌ها همکاری می‌کند تا نیازهای فنی کاربر را مشخص کند و در نهایت جزییات کارها و فعالیت‌ها را طوری مدیریت یا مستندسازی می‌کند تا توسط تیم‌های مختلف درگیر پروژه قابل اجرا باشد. از فعالیت‌های اصلی مالک محصول می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- تهیه‌ی بک‌لاگ؛
- ارتباط نزدیک با تیم‌ها و ایجاد درک متقابل از جزییات تعریف‌شده در بک‌لاگ؛
- ایجاد دیدی شفاف در تیم نسبت به فیچرهای قابل ارائه در محصول؛
- تعیین زمان عرضه‌ی محصول با توجه به کوتاه‌ترین زمان ممکن برای ارائه‌ی محصولات.
اعضای تیم: تیم در اجایل به معنای یک «ما» مشترک است. درواقع می‌توانیم اعضای تیم را به ارگان‌های مختلف بدن تشبیه کنیم. آن‌ها در عین اینکه کار خودشان را انجام می‌دهند، می‌توانند با انجام هم‌زمان چند تخصص (مثل کمک برنامه‌نویس‌های بخش‌های مختلف به یکدیگر) به پیشرفت کلی تیم هم کمک کنند. در ابتدا اعضای تیم بر اساس اهداف تعیین شده وظایف مختلف را با توجه به تخصصشان تقسیم می‌کنند.
بهترین تیم، تیمی است که نه آن‌قدر بزرگ باشد که ارتباط گرفتن اعضا با یکدیگر در آن سخت باشد و نه آن‌قدر کوچک باشد که کارایی لازم را نداشته باشد. معمولاً تیم اسکرام از پنج تا نه نفر تشکیل می‌شود. یا به قول جف بزوس تیم ایدئال، تیمی است که بتوانیم اعضایش را با دو پیتزا سیر کنیم!
ساختار یک تیم موفق در اجایل
همکاری و تعامل منظم:
اعضای تیم چابک برخلاف گروه‌های سنتی تنها نباید یک وظیفه‌ی خاص را تا انتها انجام بدهند بلکه باید در طول اسپرینت‌ها برای رسیدن به هدف با یکدیگر تعامل داشته باشند. در یک نظرسنجی ۵۴ درصد اعضا معتقد هستند که برگزاری جلسات روزانه و برنامه‌ریزی اسپرینت می‌تواند به افزایش این همکاری و دریافت بازخورد کارها کمک کند.
امکان انجام چند فعالیت:
اعضای یک تیم چابک معمولاً T شکل هستند؛ یعنی علاوه بر اینکه در زمینه‌ی کاری خودشان اطلاعات وسیعی دارند، می‌توانند نسبت به سایر فعالیت‌های تیم هم درکی عمیق داشته باشند و به محدوده تخصصی خودشان محدود نشوند. مثلاً خیلی طبیعی است که عضوی از یک تیم agile علاوه بر داشتن دانش طراحی گرافیک امکان تجزیه‌وتحلیل داده‌ها را هم داشته باشد و حتی به کدنویسی ساده هم مسلط باشد.
باانگیزه و کارآفرین:
حدود ۸۰ درصد از تیم‌های نرم‌افزاری (آمار سال ۲۰۲۰) از مدیریت اجایل استفاده می‌کنند اما این به معنای تضمین موفقیت نیست! اعضای یک تیم چابک معمولاً باانگیزه هستند. این ویژگی وقتی با کمال‌طلبی که یکی دیگر از ویژگی‌های اعضای تیم چابک است ترکیب می‌شود، می‌تواند به تولید محصول باکیفیت در زمان کم کمک زیادی کند. از طرف دیگر آن‌ها انگیزه زیادی برای نشان دادن برتری خود دارند بنابراین منتظر دستورات نمی‌مانند و اگر بدانند که مهارتشان در پیشبرد بخشی از کار کمک‌کننده خواهد بود، به‌راحتی با تیم در حوزه‌ای غیر از حوزه فعالیت‌های تعیین شده همکاری می‌کنند.
مفاهیم مختلف اجرای اجایل
داستان کاربر User story
داستان کاربر ستون اصلی مدیریت پروژه اجایل است. چراکه به تیم شما کمک می‌کند تا در بازار پر ریسک زنده بماند و برای بقا تلاش کند اما داستان کاربر یا user story چیست؟ اگر بخواهیم خیلی ساده به موضوع نگاه کنیم داستان کامل شامل درخواست‌ها و ویژگی‌هایی است که مشتری می‌خواهد حتماً در محصول نهایی مشاهده کند. این داستان به تیم کمک می‌کند تا برآورد مناسبی برای به انجام رساندن پروژه انجام بدهد. از طرف دیگر به خاطر بیان شفاف خواسته‌ها تیم می‌تواند به‌آسانی روی اهداف تمرکز کند.
یک داستان کاربر خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
مستقل: ممکن است برای رسیدن به ویژگی‌های مختلف، داستان‌های کاربری متفاوتی تعریف بشود. دقت کنید که هر یک از این داستان‌ها باید مستقل از دیگر‌ی نوشته بشود.
قابل‌مذاکره: داستان یک سند غیرقابل تغییر نیست بلکه فرصتی برای مذاکره و بحث و گفتگو برای روشن شدن مسیر و اهداف بین مالکان پروژه، ذینفع‌ها و مدیریت پروژه است.
ارزشمند: داستان کاربر باید برای مالک پروژه، سهامداران و تیم‌های درگیر سودآوری داشته باشد.
قابل‌اندازه‌گیری: زمان و هزینه‌ی پروژه و سطح پیشرفت داستان‌ها باید با ابزارهای فنی قابل‌اندازه‌گیری باشد. ضمن اینکه باید بتوانیم اهداف تعیین شده را با ابزارها و روش‌هایی که در داستان کاربر تعریف کردیم، اندازه بگیریم.
خلاصه و مفید: هرقدر داستان کوتاه‌تر باشد و اهداف، الزامات و اولویت‌ها در آن به‌روشنی بیان شده باشد، امکان تقسیم آن به بخش‌های کوچک‌تر هم آسان‌تر می‌شود.
بک لاگ
با روشن شدن اهداف و یوزر استوری، فهرستی از وظایف آماده می‌شود. این وظایف مسیر تیم برای رسیدن به اهداف را مشخص می‌کنند. دقیقاً مثل همان میخ‌ها و حلقه‌هایی که برای رسیدن به قله کوهنوردان از آن‌ها استفاده می‌کنند. از بخش‌های مهم یک بک لاگ می‌توانیم به داستان کاربر، تغییرات در عملکردها و رفع اشکالات اشاره کنیم. نکته‌ی مهم دیگر این است که در بک لاگ وظایف بر اساس اولویت‌ها نوشته می‌شوند بنابراین با یک نگاه می‌توان متوجه شد که کدام کار اولویت دارد و تیم باید سریع‌تر به سراغش برود.
در برنامه‌ریزی اسپرینت، وظایف مهم مربوط به هر داستان مشخص می‌شود؛ و وارد اسپرینت می‌شوند. نکته‌ی نهایی اینکه باید برای رسیدن و تکمیل داستان‌ها و اهداف عقب افتاده در بک لاگ در طول اسپرینت‌ها برنامه‌ریزی شود.
اسپرینت
اسپرینت درواقع یک بازه زمانی کوتاه یک تا سه هفته‌ای است. در این بازه تیم‌ها باید تلاش کنند تا به اهداف تعیین شده برسند. معمولاً این اهداف بعد از بررسی یوزر استوری در جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت تعیین می‌شوند. بعد از پایان هر اسپرینت تیم‌ها می‌توانند دستاوردهایشان را بررسی کنند، اشکالات آن‌ها را شناسایی کرده و برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی کنند. بر اساس آمار سال ۲۰۲۰ حدود ۳۷ درصد کاربران از ابزارهای مدیریت پروژه چابک برای برگزاری جلسات اسپرینت استفاده می‌کنند.
تخته چابک Agile board
تخته‌ی چابک می‌تواند یک تخته‌ی ساده باشد و روی آن اهداف و بخش‌های مختلف پروژه ثبت بشود. این تخته با توجه به روش اجایل انتخاب شده مثل اسکرام یا کانبان ساختار نسبتاً متفاوتی دارد یا برای راحت‌تر شدن کارها، بسیاری از شرکت‌ها برای اجرای روش اجایل ترجیح می‌دهند به سراغ نرم‌افزار مدیریت پروژه چابک به‌عنوان تخته اجایل بروند.
هفت مرحله اساسی در روش اجرای اجایل
تفاوتی ندارد از کدام روش اجرای اجایل استفاده می‌کنید. کانبان برای کارتان مناسب‌تر است یا اسکرام یا xp یا مخلوطی از آن‌ها. به‌هرحال برای پیاده کردن مدیریت چابک لازم است که هفت گام زیر را طی کنید.
مراحل اجرای agile
برنامه‌ریزی پروژه: مرحله برنامه‌ریزی پروژه بخشی است که در آن مدیر پروژه طرح پروژه، زمان لازم برای رسیدن به اهداف و محدوده زمانی، محدودیت‌های پروژه، ریسک‌های مختلف، ساختارها و تحلیل شکست‌های احتمالی پروژه را مشخص می‌کند. تفاوتی ندارد که پروژه شما توسعه‌ی یک نرم‌افزار است یا آماده کردن یک کمپین تبلیغاتی برای یک شرکت. قبل از نوشتن برنامه‌ریزی پروژه به این سؤالات پاسخ دهید:
- هزینه‌ی انجام پروژه چقدر است؟
- چطور باید به نیازهای مشتری و سهامداران پروژه پاسخ بدهیم؟
- با چه ابزاری پیشرفت پروژه را بسنجیم؟
نقشه راه محصول: در این مرحله باید ویژگی‌های محصول نهایی را تجزیه‌وتحلیل کنید؛ این ویژگی‌ها بسیار مهم هستند و می‌توانند در طول هر اسپرینت تکمیل بشوند. از مجموعه‌ی این ویژگی‌ها هم باید یک بک‌لاگ تهیه شود. بک‌لاگ کمک می‌کند تا تیم‌ها در برنامه‌ریزی اسپرینت، اهداف هر اسپرینت را شناسایی کرده و به سراغش بروند. ۳۳ درصد تیم‌ها از ابزارهای مدیریت چابک برای طراحی نقشه راه محصول کمک می‌گیرند.
Release planning: همان‌طور که می‌دانید مدیریت چابک در نقطه‌ی مقابل مدیریت آبشار قرار می‌گیرد. در مدیریت آبشار شما یک تاریخ اجرا دارید که بعد از توسعه‌ی کل پروژه برایش برنامه‌ریزی می‌کنید؛ اما در مدیریت چابک ما با بازه‌های زمانی کوتاه‌تر برای اجرا و انتشار مراحل مختلف پروژه سر و کار داریم.
نکته‌ی مهم این است که قبل از شروع پروژه در یک برنامه‌ی کلان، برنامه و چرخه انتشارها را مشخص می‌کنید. بعدازآن در هر جلسه‌ی برنامه‌ریزی اسپرینت با توجه به تغییرات پروژه، موارد مختلفی را که باید در زمان انتشار یا موارد منتشر شده در پایان اسپرینت مشخص کرده و اگر لازم است بخش‌های مختلف منتشر شده در یک تاریخ را تغییر بدهید.
برنامه‌ریزی اسپرینت: قبل از شروع هر اسپرینت، باید میان اعضای تیم و مدیریت پروژه جلسه‌ای برگزار شود. در طول این جلسه وظایف هر فرد، چگونگی رسیدن به اهداف تعیین شده و معیارهای سنجش اهداف مشخص می‌شود. بهتر است که کارها را با توجه به ظرفیت افراد حاضر در تیم تقسیم کنید به شکلی که تمام بار پروژه به عهده یک نفر نباشد.
Stand up meeting: جلسات ایستاده‌ی روزانه جلساتی هستند که هرروز به مدت ۱۰ تا ۱۵ دقیقه و فشرده برگزار می‌شوند. در این جلسات اعضای تیم در رابطه با برنامه‌ی کاری همان روز صحبت می‌کنند و روند فعالیت روز قبل را شرح می‌دهند. همچنین اگر در طول انجام پروژه روز قبل مشکلی وجود داشته به‌اختصار آن را بیان می‌کنند و اعضای تیم برای رفع یک مشکل خاص پیشنهادهایشان را مطرح می‌کنند.
Sprint review: یکی از مزایای مدیریت پروژه به روش agile برگزاری دوره‌های منظم با مشتری و دریافت بازخورد از آن‌ها برای تصحیح یا ادامه‌ی روند پروژه بود. در این جلسات فعالیت‌هایی که در طول اسپرینت انجام‌شده در اختیار مشتری قرار می‌گیرد و تیم توسعه می‌تواند از طریق ویدیو کنفرانس یا حضوری راجع به دستاوردها با مشتری صحبت کند. همچنین سطح موفقیت روند پروژه با کمک ابزارهای تعیین‌شده در بک لاگ و داستان مشتری سنجیده می‌شود تا همه‌چیز شفاف پیش برود. خوب است بدانید که حدود ۴۷ درصد از تیم‌های چابک جلسات sprint review را به کمک نرم‌افزارهای مدیریت چابک برگزار می‌کنند.
print Retrospective: جلسات گذشته‌نگر یکی دیگر از جلساتی است که در پایان هر اسپرینت باید برگزار شود. در طول این جلسه با اعضای تیم در رابطه با مواردی که در طول اسپرینت به‌خوبی تکمیل و اجرا شده است، مواردی که نیاز به بازنگری دارد، میزان بار کاری تقسیم شده روی افراد و روش‌های بهبود کار بحث و گفتگو می‌شود. این جلسات برای تیم‌هایی که تازه‌وارد مدیریت چابک یا agile شده‌اند؛ بسیار راهگشا خواهد بود.
بر اساس آمار حدود ۵۰ درصد از پروژه‌های IT که به روش agile مدیریت می‌شوند؛ شکست می‌خورند. حدود ۳۸ درصد از پاسخ‌دهندگان عدم مدیریت صحیح تیم و نبود ارتباط میان اعضا مدیریت برای رفع موانع را از دلایل اصلی این شکست می‌دانند. به نظر می‌رسد برگزاری جلسات گذشته‌نگر به‌صورت پیوسته و صحیح می‌تواند بسیاری از تیم‌ها را از رسیدن به چنین سرنوشتی نجات بدهد.
مزایای اجایل در مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار
خوب است بدانید که ۸۰ درصد از پروژه‌های فدرال آمریکا برای موفقیت بیشتر از مدیریت پروژه اجایل استفاده می‌کنند. از طرف دیگر بر اساس آمار سال ۲۰۲۰ بیش از ۵۰۰ شرکت به سمت استفاده از مدیریت پروژه اجایل حرکت کردند که در این میان نام شرکت‌های بزرگی مثل مایکروسافت، سیسکو و mbi دیده می‌شود.
مزایای روش اجایل برای مشتری: ازآنجایی‌که در روش اجایل خیلی سریع‌تر بخش اولیه محصول یا بخش‌های مهم به مشتری ارائه می‌شود و دائم مسیر پروژه با درخواست مشتری هماهنگ می‌شود؛ مشتری کاملاً حس می‌کند که گروه خیلی سریع‌تر به درخواست‌های توسعه پاسخ می‌دهد. در این روند ویژگی‌هایی با ارزش‌های بالاتر با چرخه‌های کوتاه‌تر و سریع‌تر توسعه پیدا می‌کنند؛ همچنین به دلیل نیازسنجی صحیح، محصولی مطابق با نظرات مشتری تولید و مشارکت مشتری در طول توسعه‌ی پروژه بیشتر می‌شود.
مزایای روش اجایل برای گروه فروش: با تمرکز تیم برای توسعه و بهبود بخش‌های باارزش، سطح هدر رفت بودجه کمتر می‌شود. از طرفی در سیستم agile خیلی سریع علت نارضایتی مشتری مشخص می‌شود و این موارد در زمان کمتری بهبود پیدا می‌کنند. به‌این‌ترتیب زمان ورود به بازار محصول نهایی‌ای که خطاهای محصول قبلی را ندارد کمتر شده و مشتری و بازار هدف حفظ می‌شود.
مزایای روش اجایل برای تیم توسعه: در مدیریت پروژه به روش اجایل تمرکز کمتری به تولید گزارش‌ها و مستندات به شکل سنتی وجود دارد. درنتیجه اعضا بهجای اینکه وقتشان را برای گزارش‌نویسی‌ها و ایجاد آمارهایی که گاهی هیچ کاربردی ندارند، صرف کنند، می‌توانند به فعالیت‌های با ارزش‌تر یا اصطلاحاً مولد بپردازند. فعالیت‌هایی که از ابتدا با نیازسنجی صحیح از مشتری، میزان ارزش و کارایی آن‌ها در ساخت و موفقیت محصول نهایی مشخص شده است.
سایر مزایای روش اجایل: در این روش دریافت بازخوردها و بازبینی پروژه‌ها در زمان کمتری انجام می‌شود و درنتیجه هزینه‌های مالی و زمانی به‌شدت کاهش می‌کند. این موضوع کاملاً در نقطه‌ی مقابل استفاده از روش سنتی مدل آبشار است که در آن به شکل خطی به مدیریت پروژه پرداخته می‌شود.
میزان تطابق روش اجایل با شرایط بازار و انعطاف این روش برای مدیریت هم بسیار بهتر از سایر روش‌های مدیریت پروژه است چراکه پروژه مثل قطاری متشکل از واگن‌های مختلف تعریف شده است و در صورت مشکل می‌توان تعداد واگن‌ها را کم کرد و مسیر چند واگن را تغییر داد، بهجای آنکه کل قطار تغییر مسیر بدهد.
حالا وقت آن است که از خود سؤال کنید آیا استفاده از روش اجایل اسکرام برای کسب‌وکار شما مناسب است؟ پروژه‌هایی که از روش اجایل برای مدیریت بهتر کمک می‌گیرند تا ۹۰ درصد انعطاف بیشتری نسبت به تغییرات بازار دارند و حدود ۷۰ درصد سریع‌تر نسبت به سایر شرکت‌ها توانستند به تغییرات پاسخ مثبت بدهند و با آن‌ها هماهنگ بشوند.
با این اوصاف شاید تمام شرکت‌ها دوست داشته باشند از چهارچوب خوب و مفیدی مثل اجایل اسکرام برای مدیریت استفاده کنند اما به نظرتان این روش برای تمام تیم‌ها و شرکت‌ها مفید است؟
مؤلفه‌های تأثیرگذار کسب‌وکار برای انتخاب روش اجایل اسکرام
فرهنگ سازمانی فردی: تغییرات در اسکرام و مدیریت چابک خیلی سریع اتفاق می‌افتند و معمولاً تیم باید بتواند در یک بازه کوتاه دوهفته‌ای تغییراتی را ایجاد کند. سؤال اساسی این است که آیا تیم شما و یا کسب‌وکارتان، آمادگی پذیرش تغییراتی در این سطح را دارد؟ آیا افراد حاضر در تیم می‌توانند با توجه به چشم‌انداز به خودسازمان‌دهی و خلاقیت موردنظر روش اجایل اسکرام برسند؟
آیا پذیرش تولید به شکل اسکرام در اعضا و مالک محصول وجود دارد؟ درواقع ازآنجایی‌که روش اجایل تنها نوعی روش است و اسکرام چهارچوبی برای انجام کارها و به پایان رساندن کارهای عقب افتاده بر اساس زمان‌بندی مشخص و توجه به کار تیمی است؛ شاید بهتر باشد قبل از استفاده از این روش به سیستم سازمانی و روحیه‌ی تغییرپذیری و تعهد به کار تیمی در کسب‌وکارتان توجه کنید.
نوع کسب‌وکار: روش مدیریت پروژه اجایل اسکرام برای کسب‌وکارهایی که در مسیر توسعه‌شان نیاز به انعطاف زیادی دارند؛ قابل‌استفاده است. درواقع در این روش شما باید خودتان را با نیازهای مشتری تطبیق بدهید و خیلی زود برای مشکلات راه‌حلی پیدا کنید. مشاغلی که شرایط پیش روی آن‌ها برای رسیدن به مقصد کمی مبهم است هم کاندیداهای خوبی برای استفاده از روش مدیریت پروژه اجایل اسکرام هستند. مثل توسعه نرم‌افزارها، فعالیت‌های مرتبط با دیجیتال مارکتینگ و…
در این میان اگر کسب‌وکار شما نیاز به مستندسازی زیاد دارد، یا بر اساس محدوده‌ی زمانی و بودجه‌ی کاملاً مشخص و بدون انعطاف پیش می‌روید استفاده از روش اجایل اسکرام برای مدیریت کسب‌وکارتان چندان مفید نیست.
منابع لازم و کافی برای آموزش تیم: آقای فیتلینگر مدیر یک شرکت بازاریابی دیجیتال است. او می‌گوید که روش مدیریت پروژه اجایل اسکرام به‌خوبی توانسته به تیم او کمک کند؛ اما در شرایطی خاص و ویژه. فیتلینگر به خاطر تجربه‌ی قبلی‌اش و کار در یک شرکت بزرگ از همان ابتدا به سراغ اجرای روش اجایل اسکرام می‌رود. او دو ماه به مدیر تیم فرصت می‌دهد تا مطالعه‌های لازم راجع به این روش انجام بدهد و در دوره‌های آمادگی شرکت کند. سپس از همین مدیر به‌عنوان اسکرام مستر تیم کمک می‌گیرد.
از طرف کارمندان و اعضای تیم هم برای تلاش و به دست آوردن دانش جدید آماده بودند و از ایده‌ها و راهکارهای جدید استقبال می‌کردند. پس شاید خوب باشد قبل از انتخاب روش agile مطمئن شوید که بودجه و زمان کافی برای آموزش و اماده‌سازی اعضای تیم را دارید؟
به گفته‌ی بسیاری از متخصصان اگر این تجربه اولین تجربه‌ی واقعی شما برای مدیریت پروژه به سبک اجایل اسکرام است، خیلی بهتر است که از یک اسکرام ترینر کمک بگیرید اما گاهی بودجه‌ی شرکت این اجازه را نمی‌دهد یا کسب‌وکار آن‌قدر کوچک است که نیازی به این هزینهها نیست؛ در این حالت می‌توانید برای آموزش و پیاده‌سازی روش اجایل اسکرام از سایت‌های آموزشی استفاده کنید. بر اساس آمار اولین نتایج درخشان استفاده از این روش مدیریت پروژه در کسب‌وکارهای کوچک به‌طور متوسط بعد از شش ماه تا یک سال از شروع مدیریت پروژه به روش اجایل اسکرام قابل مشاهده خواهند بود.
سایر موارد: یکی از موارد و تعریف‌های مهم در روش اسکرام اجایل تعداد افراد حاضر در تیم است. به گفته‌ی جف بزوس بهترین تیم، تیمی است که بتوانیم با دو پیتزا از پس سیر کردنشان بربیاییم؛ پس اگر گروه‌هایی با تعداد نفرات بسیار زیاد دارید؛ شاید حرکت به‌سوی اسکرام چندان برایتان جالب نباشد. از طرفی اگر افراد تیم بسیار کم است (حالت ایدئال بین ۵ تا ۹ نفر است) احتمال شکنندگی و از هم پاشیدن تیم بالا می‌رود.
نکته‌ی بعد؛ سطح تعامل اعضای تیم است، آن‌ها باید ازخودگذشتگی داشته باشند و بتوانند با سایر اعضا به شکلی سازنده تعامل کرده و در قالب یک «ما» تیمی حرکت کنند و البته توانایی به سرانجام رساندن چندین پروژه را هم داشته باشند و نکته‌ی مهم دیگر دسترسی اعضای گروه به یکدیگر برای تبادل اطلاعات و رفع موانع است.
تا قبل از شیوع کویید ۱۹، بسیاری از شرکت‌ها حضور کارمندان در شرکت در کنار هم را به‌عنوان یکی از مؤلفه‌های اصلی موفقیت اجایل اسکرام تعریف می‌کردند. این مؤلفه این روزها با توجه به گسترش امکان دورکاری و استفاده از شبکه‌های ابری کمرنگ شده و تنها داشتن وقت آزاد برای ایجاد تعامل به‌عنوان معیار تشکیل تیم اجایل اسکرام موردتوجه قرار می‌گیرد.
همچنین اگر کسب‌وکار شما شرایط زیر را دارد بهتر است از روش اجایل اسکرام برای مدیریت بهتر کمک بگیرید:
- بر اساس نظر مشتری دائم مسیرش را تغییر بدهد.
- لازم است که دائم بازخورد نظرات را دریافت و بر اساس آن مراحل بعد را پیاده کند.
- سرعت در تحویل پروژه مهم است.
- گروه‌هایی دارید که باید به‌طور موازی روی بخش‌های مختلف پروژه کار کنند.
روش اسکرام تقریباً بیست سالی هست که وارد کسب‌وکارها شده و در این مدت با آزمون‌وخطاهای مختلف، چهارچوب اصلی خودش را پیدا کرده است. از طرفی بازار کسب‌وکار و نیاز مشتریان دائماً در حال تغییر است. حتی به گفته‌ی بسیاری از متخصصان بازار کسب‌وکار بعد از شیوع کرونا تغییراتی را در طی نه ماه تجربه کرد که به‌طورمعمول برای هماهنگ شدن با این تغییرات به نه سال زمان نیاز داشت! بنابراین به نظر می‌رسد شرکت‌ها برای بقا و رشد راهی جز چابک شدن یا حرکت به سمت agile و استفاده از چهارچوب‌هایی ازجمله اسکرام را ندارند.
اجایل به‌عنوان یک روش مدیریتی باعث تحول در فرآیند پروژه‌های مختلف شد. افزایش کار تیمی، امکان ارتباط بهتر و به دنبال آن رضایت بیشتری مشتری از روند انجام کار و همچنین هماهنگی بیشتر با تغییرات و نیاز بازار از دلایلی اصلی اقبال عمومی به مدیریت agile است.
بیشتر بخوانید: بازاریابی چابک، یک مفهوم مدرن برای کسب‌وکارهای رشدمحور
در این مطلب به سراغ تعریف‌ها و بخش‌های مهم اجرای اجایل پرداختیم و سعی کردیم با تکیه‌بر آمار اهمیت گام‌های مختلف مدیریت agile را مشخص کنیم تا گروه‌ها بتوانند با دیدی وسیع و با هدف‌گذاری روشن به سمت مدیریت چابک حرکت کنند؛ امید که گروه‌های کاری داخلی بتوانند با بهره‌بری مفید از سیستم‌های به‌روز مدیریت در راهبری کسب‌وکار خود موفقیت دوچندانی به دست بیاورند.
چابک سازی
