همسویی دارایی های نامشهود
نویسنده: شیرین داراپور
استراتژی مجموعه‌ای از انتخاب‌هاست که یک سازمان برای برتری در ایجاد تمایز پایدار در فضای کسب‌وکار خود انجام می‌دهد. امروزه یکی از رویکردهایی که سازمان‌ها برای ایجاد تمایز و ارزش پایدار از آن بهره می‌گیرند، استفاده از دارایی های نامشهود و تبدیل آن به مزایای مشهود است. در شماره قبل به تعریف دارایی های نامشهود و انواع آن (سرمایه انسانی، سرمایه اطلاعاتی، سرمایه سازمانی) پرداختیم. دیدیم که نامشهود بودن مشکلی است که سازمان‌ها در مدیریت این دارایی ها با آن مواجه هستند چراکه آنچه را نمی‌توانید شناسایی و توصیف کنید، نمی‌توانید بسنجید و آنچه را که نمی‌توانید بسنجید، نمی‌توانید مدیریت کنید و طبیعتاً نمی‌توانید بهره لازم را نیز از آن ببرید.
در بخش دوم مقاله همسویی دارایی های نامشهود با استراتژی با من همراه باشید تا نحوه آمادگی و تبدیل سرمایه انسانی و سرمایه اطلاعاتی به نتایج مالی را با هم بررسی کنیم.
آمادگی سرمایه انسانی – مشاغل استراتژیک
در هر فرایند استراتژیک، یک یا دو شغل بیشترین اثر را بر استراتژی دارند. این مشاغل باید شناسایی شوند سپس شایستگی‌های لازم آن شغل را تعریف کرده و از توسعه آن‌ها اطمینان پیدا کنیم. بدین منظور ابتدا باید معیاری برای آن‌ها ایجاد کنیم. این معیار شایستگی باید مهارت‌ها، استعدادها و شیوه انجام فرایندهایی که باعث توفیق استراتژی می‌شوند را ارزیابی کند. برای این امر چهار گام اصلی تعریف شده است:
گام اول: شناسایی مشاغل استراتژیک
همان‌طور که می‌دانید تمام شغل‌ها برای یک سازمان مهم هستند، در غیر این صورت لزومی به وجود آن‌ها نبود و سازمان‌ها برای انجام آن‌ها کسی را استخدام نمی‌کردند؛ اما صاحبان کسب‌وکار باید تمرکز و توجه ویژه‌ای به برخی مشاغل که نسبت به بقیه تأثیر بیشتری بر اجرای موفق استراتژی دارند، داشته باشند و کاملاً آن‌ها را شناسایی و تفکیک کنند. البته لازم است که در کنار آن پتانسیل تمام افراد سازمان را نیز توسعه دهند.
گام دوم: ایجاد پروفایل شایستگی
پس از شناسایی مشاغل استراتژیکی در گام دوم سازمان باید نیازهای این مشاغل را با جزئیات کامل مشخص کند که به آن تعیین مدل شایستگی نیز گفته می‌شود. پروفایل شایستگی به توصیف دقیق دانش، مهارت‌ها و ارزش‌های لازم برای موفقیت در یک پست شغلی می‌پردازد. این پروفایل مرجعی برای واحد منابع انسانی است که از آن برای استخدام، آموزش و توسعه افراد در پست‌های مشخص استفاده می‌کند.
گام سوم: ارزیابی آمادگی سرمایه انسانی
سازمان باید در گام سوم قابلیت‌ها و شایستگی‌های فعلی کارکنان خود را در مشاغل استراتژیک ارزیابی کند و با پروفایل شایستگی که در گام قبلی ایجاد شد، مقایسه کند. این ارزیابی‌ها صرفاً به‌منظور طراحی برنامه توسعه شغلی است نه ارزیابی عملکرد. افراد در این رابطه از عملکرد و شایستگی‌های خود بازخوردهای معنادار و کاملاً شفاف می‌گیرند و در ادامه نیز راهکارهای عملی برای توسعه قابلیت‌های خود دریافت می‌کنند. این ارزیابی و بازخوردها باعث می‌شود افراد درک روشنی از کار و اهداف سازمان داشته باشند.
گام چهارم: برنامه توسعه سرمایه انسانی
در این گام برای پر کردن شکاف بین عملکرد موجود و شایستگی‌های موردنیاز مشاغل استراتژیک، منابع لازم اختصاص داده می‌شود و برنامه‌های آموزش و توسعه سرمایه انسانی، طراحی و اجرا می‌شود. به این ترتیب فرایند آمادگی سرمایه انسانی به‌عنوان یک دارایی نامشهود از شناسایی مشاغل استراتژیک، ایجاد پروفایل شایستگی و ارزیابی آمادگی سرمایه انسانی تا برنامه‌ای برای توسعه آن در جهت تبدیل شدن به نتایج مالی صورت می‌گیرد.
آمادگی سرمایه اطلاعاتی – الگوهای استراتژیک فن‌آوری اطلاعات
سرمایه اطلاعاتی دومین دارایی نامشهود در یک سازمان محسوب می‌شود و زمانی ارزشمند است که در پیاده‌سازی استراتژی نقش‌آفرینی کند. سرمایه اطلاعاتی را می‌توان مواد اولیه و ماده خام ایجاد ارزش در سازمان تعریف کرد که شامل سیستم‌ها، پایگاه داده‌ها، کتابخانه‌ها و شبکه‌ها است که اطلاعات و دانش را در دسترس اعضای سازمان قرار می‌دهد. برای تبدیل این دارایی نامشهود به نتایج مالی و مزایای مشهود از سه گام زیر استفاده می‌کنیم.
گام اول: توصیف سرمایه‌های اطلاعاتی
به‌منظور توصیف سرمایه اطلاعاتی نیازمند شناخت کامل آن هستیم. به طور کلی می‌توان گفت سرمایه اطلاعاتی شامل دو بخش است؛ زیرساخت فن‌آوری مثل شبکه‌های ارتباطی، کامپیوترهای مرکزی، امنیت شبکه و ابزارهای سرمایه اطلاعاتی مثل ابزارهای تحولی، ابزارهای تحلیلی و ابزارهای تبادل اطلاعات.
بخش زیرساخت فن‌آوری اطلاعات، خود از دو زیر بخش تشکیل شده است:
زیرساخت‌های فیزیکی مثل:
- زیرساخت ابزارها (پست الکترونیکی، اینترنت، کامپیوترها)
- مدیریت ارتباطات (شبکه‌های داخلی)
- مدیریت داده‌ها (داده‌های متمرکز)
- امنیت و ریسک (موانع امنیتی، برنامه‌ریزی بحران)
- مدیریت کانال‌های ارتباطی (وب‌سایت، مراکز تلفن)
- مدیریت تجهیزات (شبکه، سرورها)
زیرساخت‌های مدیریت مثل:
- مدیریت فن‌آوری (برنامه‌ریزی سیستم اطلاعاتی، تعیین سطح خدمت‌رسانی، مذاکرات با تأمین‌کننده)
- استانداردها (استانداردهایی برای داده‌ها و ارتباطات و…)
- آموزش فن‌آوری اطلاعات (آموزش مدیریت)
- تحقیق و توسعه فن‌آوری اطلاعات (فن‌آوری‌های نوظهور)
همان‌طور که قابل مشاهده است بدون شناخت کافی از اجزاء سرمایه‌های اطلاعاتی نمی‌توان منابع لازم را به آن‌ها اختصاص داد و این دارایی نامشهود را به سود در سازمان تبدیل کرد. مدیران باید بدانند که چگونه سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها، ابزارهای فن‌آوری را توانمند می‌سازد و هرکدام از این زیرساخت‌ها چه محدودیت‌ها و چه امکاناتی را فراهم می‌کنند.
همان‌طور که قبلاً گفته شد زمانی می‌توان دارایی‌های نامشهود را به مزایای مشهود تبدیل کرد که این دارایی‌ها در راستای استراتژی سازمان ارزش‌آفرینی کنند؛ بنابراین این استراتژی سازمان است که تعیین‌کننده نقش دارایی‌های نامشهود است و شیوه و مقدار تخصیص منابع را مشخص می‌کند. به‌عنوان مثال سازمانی که از استراتژی هزینه نهایی پایین پیروی می‌کند باید روی سیستم‌های اطلاعاتی که بر کیفیت، بهبود فرایند و بهره‌وری نیروی کار اثرگذار هستند تمرکز کند.
سازمان‌هایی که از دارایی‌های نامشهود خود برای فرایندهای ارزش‌آفرین و قابل ارائه به مشتری بهره می‌گیرند، رهبران صنعت خود خواهند بود
همچنین استراتژی‌هایی با رویکرد مشتری‌مداری باید روی سیستم‌های اطلاعاتی که دانشی در مورد رفتار و اولویت‌های مشتری می‌دهد و باعث تماس و خدمت‌رسانی و حفظ مشتری می‌شود تمرکز کنند و در نهایت سازمانی که از استراتژی رهبری محصول تبعیت می‌کند باید روی سرمایه اطلاعاتی که فرایند طراحی و توسعه محصول را تقویت می‌کند تمرکز و سرمایه‌گذاری کند.
امروزه شاهد سرمایه‌گذاری‌های بسیار سنگینی در برخی مجموعه‌ها هستیم که همسو با استراتژی سازمانشان نیست و متأسفانه بازگشت سرمایه‌ای نیز برای آن‌ها در پی ندارد، چراکه مسیری که دارایی‌های نامشهود را به استراتژی متصل می‌کنند یا شفاف نیستند یا اصلاً وجود ندارند. اینجاست که اهمیت همسویی استراتژی با دارایی‌های نامشهود برای رسیدن به نتایج مالی بیشتر نمایان می‌شود.
گام دوم: هماهنگ کردن سرمایه اطلاعاتی با استراتژی
پس از اینکه سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان خود را به‌درستی شناسایی و توصیف کردیم در گام دوم یعنی سنجش آمادگی سرمایه اطلاعاتی، میزان و درجه آماده بودن آن را برای پشتیبانی از استراتژی بررسی می‌کنیم. برای این کار طیف زیادی از رویکردهای اندازه‌گیری سرمایه اطلاعاتی وجود دارد که ساده‌ترین و رایج‌ترین آن، استفاده از شاخص عددی است که موقعیت هر ابزار را نشان می‌دهد. این رویکرد از شش سطح تشکیل شده است:
سطح ۱ (وضعیت خوب): بیانگر مناسب بودن وضعیت ابزارها است.
سطح ۲ (وضعیت خوب): بهبود جزئی لازم است.
سطح ۳ (وضعیت متوسط): توسعه جدید در ابزار موجود لازم است.
سطح ۴ (وضعیت متوسط): توسعه جدید خارج از ابزار موجود لازم است.
سطح ۵ (وضعیت ضعیف): بهبودهای جدی و عمیق لازم است.
سطح ۶ (وضعیت ضعیف): ابزارهای موجود مناسب نیستند و نیاز به ابزارهای جدید وجود دارد.
انجام این سنجش و تهیه چنین گزارشی باعث می‌شود مدیران با یک نگاه آمادگی استراتژیک سرمایه اطلاعاتی سازمان و زمینه‌هایی که نیازمند توجه و تمرکز بیشتر است را متوجه شوند. همچنین این گزارش می‌تواند ردیابی برنامه‌های توسعه سرمایه اطلاعاتی را فراهم کند.
گام سوم: سنجش آمادگی سرمایه‌های اطلاعاتی
در گام آخر و سوم مدیران باید مطمئن شوند که مجموعه ابزارهای سرمایه اطلاعاتی آن‌ها با فرایندهای داخلی نقشه استراتژی سازمانشان هماهنگ است و به تخصیص منابع لازم روی سرمایه‌های اطلاعاتی شناسایی شده و اثربخش در اجرای استراتژی بپردازند. برای این منظور باید به سه پرسش چه ابزاری؟ چه مقدار سرمایه‌گذاری؟ و چه زمانی؟ پاسخ داده شود.
طراحی و اجرای این گام‌ها ذهنیت جدیدی برای به‌کارگیری دارایی‌های نامشهود و مدیریت توسعه آن پدید می‌آورد. در این راستا کانون توجه از ارزیابی عملکرد به ارزیابی بر اساس هماهنگی با استراتژی تغییر می‌کند، سپس با اندازه‌گیری مستمر آن می‌توان اطمینان یافت که چگونه سرمایه انسانی و سرمایه اطلاعاتی به تحقق اهداف استراتژیک ما کمک می‌کنند.
دارایی‌های نامشهود باید مثل دارایی‌های مشهود مدیریت شوند و ارزش آن‌ها با نقش و سهمی که در استراتژی سازمان در راستای ایجاد مزیت رقابتی ایجاد می‌کند سنجیده شود و به این ترتیب دارایی‌های نامشهود سازمان به نتایج مالی و مزایای مشهود تبدیل می‌شوند.
اینک پرسش اساسی اینجاست؛ شما به‌عنوان یک مجموعه چاپی تا چه میزان از دارایی‌های نامشهود خود اطلاع دارید؟ آیا از فرصت‌های بی‌شمار ارزش‌آفرینی این دارایی‌ها استفاده می‌کنید؟ آیا برنامه‌ای برای تبدیل دارایی‌های نامشهود خود به نتایج مالی دارید؟
ادامه دارد…
