مهارت های ارتباطی در دنیای تجاری امروز یکی از مهترین مواردی است که باید به آن توجه کرد. سوتفاهم مشکل بزرگی در روابط انسانی و تجاری است که می توان با توجه به چند نکته به حل و فصل آن اقدام کرد.
فعالیت در دنیای کارآفرینی از آن دست ماجراجویی هایی است که می تواند موضوع فیلم های سینمایی بیشماری باشد؛ البته به شرط اینکه دیگران حرف ها و ایده های شما را متوجه شوند. احتمالا دست کم یک بار برای شما هم پیش آمده که در یک جمع دوستانه تقریبا هیچ کس صحبت های شما را درک نکند و مجبور شوید بارها و بارها آن را تکرار کنید تا دست آخر چند نفری از دوستان تان به نشانه تایید سرشان را تکان دهند.
اینطور موقع ها آدم حس سرمربی فوتبالی را دارد که بعد از کلی سختی و تلاش تمام نشدنی در مسابقه فینال لیگ قهرمانان اروپا هرچه از کنار زمین بازیکنانش را راهنمایی می کند، هیچ کس حتی به حرف هایش توجه هم نشان نمی دهد؛ چه برسد به اینکه آنها را در زمین اجرا هم بکند!
شاید در نگاه اول تکرار کردن چندباره ایده ها در عرصه کارآفرینی مشکل خیلی جدی نباشد. خب به هر حال مگر تکرار کردن یک ایده چقدر سخت یا وقتگیر است که باعث شکایت آدم شود؟ اگر شما هم اینطور فکر می کنید، باید همین اول کاری حسابی ناامیدتان کنیم. چراکه ماجرا در این یک مورد به خصوص اصلا ساده نیست.
فرض کنید شما در یک جلسه مهم کاری حاضر شده اید و همه اعضای شرکت کنجکاو هستند تا نظرتان درباره استراتژی بازاریابی آتی برند را بدانند. در این صورت اگر شما ایده تان را بد بیان کنید یا بقیه حاضران در جلسه برداشت غلطی از آن داشته باشند، احتمالا سرنوشت بازاریابی آن برند اگر تبدیل به بزرگترین تراژدی دنیا نشود، بی شک خیلی هم به خوبی و خوشی تمام نخواهد شد.
معمای بهبود مهارت های ارتباطی
اگر بخواهیم از همان مثال سرمربی فوتبال بالا استفاده کنیم، باید گفت که در عرصه کسب و کار هم خیلی اوقات هیچ کس حرف های همکارانش را متوجه نمی شود. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید که چنین وضعیتی دقیقا مثل داستان آلیس در سرزمین عجایب است و اصلا تجربه خوشایندی برای کارمندان یک مجموعه نخواهد بود. با این حساب بد نیست از خودتان بپرسید که چطور می شود جلوی وقوع چنین کابوس تمام نشدنی در کسب و کار خودتان را بگیرید. هرچه باشد اینجا پای اعتبار شما به عنوان یک کارآفرین و صدالبته برندتان در میان است و حتی یک اشتباه کوچک می تواند باعث سقوط آزاد شما شود.
ما معتقدیم بهترین راه حل برای جلوگیری از دردسرهای انتقال ایده ها به دیگران و بدفهمی های رایج در این مسیر، تقویت مهارت های ارتباطی است. خب اگر همه اعضای یک شرکت مثل مجری های کارکشته تلویزیونی بتوانند منظورشان را بدون هیچ عیب و نقصی بیان کنند، مگر جایی هم برای بروز مشکل باقی خواهد ماند؟
از آنجایی که تمام مخاطب های امروز کارآفرینان باهوشی هستند، احتمالا به یاد دارید که قبلا حسابی درباره مهارت های ارتباطی با هم صحبت کرده ایم. ما الان نمی خواهیم با یک توصیه خشک و خالی برای استفاده از نکات مقاله قبلی مان شما را در عرصه کسب و کار تنها بگذاریم (این کار خیلی کلیشه ای به نظر می رسد، نه؟). در عوض قصد داریم با شما همراه شویم تا مهارت های ارتباطی که قبلا درباره اش با هم صحبت کرده ایم را ارتقا دهیم. ماجرا کم کم دارد مثل فیلم های سینمایی به بخش هیجان انگیزش می رسد، مگر نه؟
وضعیت شما در اینجا مثل کاپیتان هواپیمایی است که خیلی خوب با مهارت های موردنیاز برای هدایت هواپیما آشنایی دارد، اما هنوز اول راه است و هزار و یک تکنیک تازه را بلد نیست. شاید شما با مهارت های ارتباطی تان بتوانید مثل قهرمان های افسانه ای در بیشتر مواقع از پس مشکلات کاری و تعامل با دیگران بربیایید، اما تا زمانی که این مهارت ها را ارتقا ندهید همیشه باید با یک عالمه زحمت و دردسر ایده های تان را به بقیه منتقل کنید.
بی شک هیچ کس دوست ندارد برای کارآفرینی کلی دردسر بکشد و از هفت خان رستم عبور کند. پس اگر شما هم دنبال تقویت مهارت های ارتباطی تان هستید، این مقاله همان تکه گم شده پازل تان است. چراکه ما در این مقاله قصد داریم خیلی صاف و پوست کنده تکنیک هایی برای ارتقای مهارت های ارتباطی را به شما یاد دهیم. برای این کار هم به جای تمرین های سخت و خسته کننده، یک راست رفته ایم سروقت بهترین روش های دنیا. اجازه دهید بدون هیچ حرف اضافه ای برویم سراغ بخش جذاب و هیجان انگیز مقاله مان!
چرا بهبود مهارت های ارتباطی مهم است؟
اگر شما از آن دست کارآفرینانی باشید که خیلی علاقه ای به یادگیری استراتژی های تازه در عرصه کسب و کار ندارند، احتمالا آشنایی اولیه تان با مهارت های ارتباطی هم با کلی دردسر و اصرار دوستان تان صورت گرفته است. در این صورت صحبت کردن با شما درباره راهکارهای بهبود این مهارت دل و جرأت خیلی زیاد می خواهد. البته اگر خیال کرده اید که ما به همین سادگی بی خیال شما می شویم، سخت دراشتباهید. هرچه باشد ما همیشه به شما قول داده ایم که تا آخر مسیر موفقیت تان در بازار کنارتان باشیم، مگر نه؟
وقتی صحبت از ضرورت ارتقای مهارت های ارتباطی از سوی کارآفرینان می شود، هر کسی برای خودش یک پا کارشناس است و حاضر نیست حتی یک قدم هم از نظرش کوتاه بیاید؛ درست مانند مربی های ورزشی که هر کدام برنامه خاص خودشان را توصیه می کنند و اتفاقا کار دیگران را هم اصلا قبول ندارند. البته ما در اینجا نمی خواهیم خیلی بحث را پیچیده کنیم. پس اجازه دهید به جای حرف های بی سر و ته یک مثال دم دستی و کاربردی برای تان بزنیم.
آیا تا به حال پیش خودتان فکر کرده اید چرا برندهایی مثل اپل یا نایک اینقدر کم در بازار شکست می خورند؟ شما را نمی دانم، ولی من که آخرین شکست این دو غول عرصه کسب و کار را اصلا به یاد ندارم! شاید یک جواب دم دستی به این سوال تاکید بر اندازه بزرگ چنین برندهایی و اعضای به شدت حرف های شان باشد. البته یک فرض هوشمندانه تر این است که بگوییم کارمندان این شرکت ها به طور مداوم تمام مهارت های کاری شان را ارتقا می دهند و دقیقا به همین خاطر همیشه چنین شرکت هایی بی رقیب باقی مانده اند.
وقتی صحبت از تقویت مهارت های کاری می شود، ماجرا شبیه به آماده کردن یک اتومبیل معمولی برای مسابقات حرفه ای است. همانطور که شما باید از بهترین لوازم برای به روز رسانی ماشین تان استفاده کنید، در عرصه کسب و کار هم بدون داشتن مهارت های کاملا به روز کلاه تان حسابی پس معرکه خواهد بود. یکی از مهمترین مهارت ها هم در این میان مهارت های ارتباطی است. تقویت این مهارت می تواند در یک چشم به هم زدن شما را از یک کارآفرین معمولی تبدیل به سوپراستارهایی در حد و اندازه ایلان ماسک یا جف بزوس کند؛ به همین سادگی!
فکر می کنم همین داستان کوتاه درباره ضرورت بهبود مهارت ها به اندازه کافی اهمیت مسئله مان در مقاله کنونی را روشن کرده باشد و تا حدودی نسبت به یادگیری راهکارهای ارتقای مهارت های ارتباطی کنجکاو شده باشید. در این صورت نوبتی هم باشد، نوبت زیر و رو کردن برخی از حرفه ای ترین تکنیک ها در رابطه با موضوع بحث مان است.
ارتقای مهارت های ارتباطی: چطور و چگونه
حالا که مطمئن شدید یادگیری تکنیک های ارتقای مهارت های ارتباطی فقط وقت تلف کردن نیست، باید وارد بخش حماسی ماجراجویی مان شویم. البته لازم نیست خودتان را نگران کنید، چراکه ما در این بخش به جای استفاده از گرز و شمشیر می خواهیم چند تا فرمول جادویی به شما یاد دهیم. اینطوری بدون زحمت اضافه می توانید هر کسی را در میان همکاران یا حتی مشتریان پای حرف های تان میخکوب کنید. ما در ادامه سعی خواهیم کرد جوابی برای معمای بهبود مهارت های ارتباطی پیدا کنیم تا بعد از این همه صحبت کردن درباره اهمیت این کار شما را ناامید نکرده باشیم.
صحبت با دیگران درباره ایده ها: وقتی هیچ کس نمی تواند ذهن شما را بخواند!
خیلی از کارشناس ها و وقتی صحبت از تقویت مهارت های ارتباطی می شود، اول از همه بر روی گوش دادن به صحبت های دیگران تاکید دارند. قبول دارم توجه کردن به حرف های همکاران نقش بی نهایت مهمی برای همکاری بهتر در شرکت دارد، اما یادتان باشد تقویت مهارت های ارتباطی یک جاده دوطرفه است.
به زبان خودمانی، شما قرار نیست همیشه نقش گوش شنوا برای حرف های دیگران را بازی کنید. هرچه باشد شما هم به عنوان کارآفرین ایده ها و نکاتی دارید که باید مثل بقیه به زبان بیاورید. اجازه دهید با هم روراست باشیم، هیچ کس در عرصه کسب و کار نمی تواند ذهن شما را بخواند. پس یک لطفی به خودتان بکنید و بیشتر از قبل درباره آنچه در ذهن تان می گذرد با بقیه حرف بزنید.
همانطور یک نویسنده کاربلد تا وقتی دست به قلم نشود و داستانی که در سر دارد را روی کاغذ نیاورد هیچ خبری از فروش تیراژهای خیره کنند نیست، شما هم به عنوان کارآفرین فقط زمانی می توانید بقیه را شیفته ایده های تان کنید که آنها را به زبان آورده باشید. ماجرا ساده تر از آنی است که حتی فکرش را می کردید، نه؟
جای هیچ شک و تردید نیست که گفت و گوی بیشتر درباره ایده های ذهنی برای کارآفرینان درونگرا یک کابوس تمام عیار است. این دسته از کارآفرینان معمولا میانه خوبی با صحبت کردن درباره ایده های شان ندارند. شاید شما سال های سال با این شیوه کار کرده باشید، اما اگر دوست دارید گرد و خاکی در بازار کنید و به عنوان یک کارآفرین حرفه ای شناخته شوید، وقت ترک عادت های قدیمی تان فرا رسیده است.
شاید فکر کنید بیان ایده ها یعنی اینکه از همان ابتدای روز بی وقفه با همکاران تان بحث و تبادل نظر داشته باشید. در این صورت باید از شما بخواهیم که پای تان را روی تمرکز فشار دهید، چراکه دارید حسابی تند می روید. شما را نمی دانم، ولی من که اصلا تحمل همکاری که مداوم حرف می زند را ندارم. پس سعی کنید در جای درست و مناسبش ایده های تان را بیان کنید. وگرنه شاید خیلی زودتر از آنچه فکرش را می کنید داستان تان در عرصه کسب و کار با یک پایان غم انگیز همراه شود؛ همینقدر غیرمنتظره و دراماتیک!
توصیه ما در این بخش برای شما به اندازه کافی ساده و سرراست است. همین که در موقعیت های مناسب مثل جلسات کاری یا بحث های دوستانه با همکاران از فرصت استفاده کنید و حسابی زیر و بم ایده های تان را روی دایره بریزید، به اندازه کافی عالی خواهد بود. چنین کاری به مرور زمان شما را تبدیل به همان قهرمانی می کند که همکاران تان در شرکت مدت هاست منتظرش هستند.
خداحافظی با حدس و گمان ها: پیش به سوی ارتباطی بهتر
اجازه دهید برای اینکه مقاله مان شبیه به کلاس های درس خواب آور و کسل کننده نشود، سری به دنیای ادبیات بزنیم. زمانی جرج برنارد شاو، نویسنده مشهور و پرطرفدار ایرلندی، درباره مشکلات ارتباطات اجتماعی به تصورات اشتباه افراد از منظور یکدیگر اشاره کرد. او معتقد بود «بزرگترین مشکل در ارتباطات با دیگران اشتباه گرفتن تصورمان با واقعیت است» و اگر بخواهیم منصفانه به قضیه نگاه کنیم کاملا حق با این نویسنده مشهور است. اگر این نکته را باور ندارید، کافی است فقط به این نکته فکر کنید که تا به حال چندبار در زندگیتان تصور کرده اید منظور همکار، دوست یا عضو خانواده تان را می دانید و بعد یکهو متوجه برداشت اشتباه تان شده اید (امیدوارم خیلی شما را یاد خاطرات نه چندان جذاب گذشته نینداخته باشیم!).
شاید برداشت اشتباه از منظور دیگران در زندگی شخصی مشکل خیلی بزرگی نباشد، اما وقتی پای همین مسئله به عرصه کسب و کار باز شود باید هر لحظه انتظار یک سقوط آزاد برای برندتان را داشته باشید. فرض کنید طراح های خودروی برندی مثل آئودی به جای اینکه منظورشان را کاملا دقیق به هم منتقل کنند، از تصورات شان نسبت به ایده یکدیگر سود ببرند.
این یعنی ممکن است اتومبیلی که شما همین امروز خریداری کرده اید، به خاطر یک اشتباه کوچک در طراحی یا سرهم بندی قطعات خیلی راحت خراب شود یا اینکه باعث تصادفی مرگبار شود. خب اگر این اتفاق برای یک شرکت اتومبیل سازی مثل آئودی ممکن است رخ دهد، احتمالا تکلیف کسب و کار کوچک شما از قبل روشن خواهد بود؛ مگر نه؟
اگر فکر کرده اید ما در این بخش برای تان یک فرمول سخت و پیچیده آماده کرده ایم، احتمالا حسابی غافلگیر خواهید شد. ما در اینجا قصد نداریم نقش استادهای دانشگاهی را بازی کنیم و با یک عالمه فرمول عجیب و غریب استرس شما را تا بی نهایت بالا ببریم. در عوض فقط شما دو نکته ساده زیر را همیشه در ذهن تان داشته باشید:
سعی کنید همیشه خوب به حرف های بقیه گوش کنید. هر وقت هم بخشی از صحبت های همکاران تان به اندازه کافی روشن نبود، سوال کردن هیچ مشکلی نخواهد داشت. اینطوری دست کم خبری از حدس و گمان های عجیب نخواهد بود.
اگر در طول سخنرانی یا صحبت دوستانه درباره ایده های تان احساس کردید مخاطب آنطور که باید متوجه منظورتان نشده، الکی خودتان را گول نزنید. بهترین تکنیک در این شرایط بیان دوباره مطلب یا حتی استفاده از روشی دیگر برای رساندن پیام اصلیتان به دیگران است.
شاید رعایت کردن دو نکته بالا در ابتدا کار سختی به نظر برسد، اما قول می دهیم به محض اینکه چند بار امتحان شان کنید دیگر حتی یک دقیقه هم بدون آنها دست به تعامل با دیگران نمی زنید. اگر بخواهیم با شما روراست باشیم، این کار شبیه یادگیری دوچرخه سواری است. شاید اول کار خیلی برای تان جالب نباشد، اما پس از یادگیریاش حسابی مهارت های ارتباطی تان تقویت خواهد شد.
استفاده از جملات ساده و واضح: پیچیده کردن موضوع را فراموش کنید
برقراری ارتباط مناسب با دیگران تا حد زیادی شبیه به تهیه غذا با استفاده از کتاب های آشپزی است. شاید پیش خودتان فکر کنید این توصیف خیلی بی ربط به نظر می رسد و ما داریم حسابی از بحث اصلی منحرف می شویم، اما ماجرا اصلا اینطوری نیست. اگر تا به حال تجربه آشپزی با کتاب های راهنمای این کار را داشته باشید، خیلی خوب می دانید که یک متن روان و ساده می تواند حتی درست کردن سخت ترین غذاهای دنیا را هم تبدیل به تفریحی سرگرم کننده کند. حالا اگر از شانس بدتان یک کتاب سخت با کلی عبارت تخصصی و نامفهوم گیرتان افتاده باشد، نه تنها خبری از تفریح حین آشپزی نیست بلکه احتمالا آخر سر باید از بیرون غذا سفارش دهید!
اگر بخواهیم از ماجرای بالا فقط یک درس مهم برای بهبود مهارت های ارتباطی بگیریم، آن چیزی نیست به غیر از تعامل ساده و شفاف با دیگران. هرچه باشد شما به عنوان یک سخنران در مراسم کاری یا حتی مدیر یک مجموعه قرار نیست مثل رمان نویس های کارکشته حرف بزنید و یک عالمه اصطلاح عجیب پیش پای بقیه قرار دهید. اگر از ما می شنوید، پیچیده کردن صحبت ها فقط به ضرر خودتان تمام می شود. چراکه هیچ کس حتی یک کلمه از حرف های تان را هم متوجه نخواهد شد و بدتر از همه اینکه شاید حاضران شروع به دست انداختن شما هم بکنند. خب مگر تجربه بدتر از این هم برای یک کارآفرین وجود دارد؟
همانطور که می شود حدس زد، فرمول طلایی ما در این بخش خیلی ساده و سرراست است. اول از همه مثل بازیگرهای حرف های قبل از اینکه شروع به سخنرانی در یک مراسم کنید، چند بار محورهای اصلی بحث و جملاتی که می خواهید استفاده کنید را مرور نمایید. این کار به شما کمک می کند تا آخرین اشتباهات یا عبارت های دشوار را نیز از متن سخنرانی تان حذف کنید. اگر هم دنبال راه حلی برای استفاده در گفت و گوهای دوستانه با همکاران و مشتریان هستید، فرض کنید مخاطب تان هیچ چیزی درباره ایده شما نمی داند. اینطوری همیشه یادتان خواهد بود که باید از ساده و واضح ترین عبارت های ممکن استفاده کنید. شما را نمی دانم، ولی من که هیچ جوره نمی توانم بی خیال صحبت های کسی شوم که خیلی ساده و با اصطلاح های عمومی ایده اش را مطرح می کند. اگر کسی را پیدا کردید که اینطوری نیست، ما را هم بی خبر نگذارید.
مخاطب تان را بشناسید: همه دوست صمیمی شما نیستند!
کمتر کسی در دنیا وجود دارد که از همان لحن صمیمی اش برای گفت و گو با یکی از دوست های قدیمی اش در بحث های کاری جدی با رئیس بخش استفاده کند. ماجرا در اینجا شبیه به وضعیت لباس پوشیدن در محل کار است. شاید فقط در فیلم ها کارمندان یک شرکت بدون لباس فرم یا دست کم ظاهری موجه بتوانند در دفتر اصلی حضور پیدا کنند، چراکه در محیط کار حرفه ای اصلا از این خبرها نیست. هرچه باشد شما به عنوان یک کارآفرین حرفه ای باید تفاوتی با افراد آماتور در این حوزه داشته باشید، مگر نه؟
همانطور که یک استاد دانشگاه خیلی خوب می داند چطور با دانشجویانش گوناگونش به شیوه های مختلفی صحبت کند تا همه طوری جذب حرف هایش شوند که انگار هیچ کار مهم دیگری در دنیا نیست، شما هم باید یاد بگیرید با هر کسی چطور به بهترین شکل ممکن ارتباط برقرار کرده و حرف بزنید. وگرنه شاید یکهو در وسط یک جلسه رسمی کاری با لحنی شروع به صحبت کنید که برای همه عجیب و از همه بدتر غیرقابل قبول باشد؛ همینقدر عجیب و ناامیدکننده!
کاری که شما در اینجا باید انجام دهید، دقیقا مثل تمرین های بازاریابی است. یک بازاریاب خوب همیشه در همان نگاه اول متوجه ویژگی های مخاطبش می شود و دقیقا براساس آن سر صحبت را باز می کند. بنابراین شما هم باید با تمرین و تکرار مداوم یاد بگیرید که چطور در یک چشم به هم زدن شرایط را ارزیابی کرده و براساس آن لحن تان با دیگران را تنظیم کنید. فکر نمی کنم این تکنیک خیلی عجیب یا سخت باشد؛ نظر شما چیست؟
بیشتر بخوانید:
پاورپوینت ابزار اصلی شما نیست: قانون طلایی استیو جابز
اگر به تازگی درس تان در دانشگاه تمام شده باشد، خیلی خوب می دانید که امروزه دیگر دوره و زمانه شیوه های تدریس کلاسیک به سر رسیده است. در عوض هر معلم و استاد دانشگاهی برای خودش ده ها پاورپوینت جذاب دارد. این پاورپوینت ها به آنها کمک می کند تا تجربه تدریس بی دردسری را داشته باشند و دیگر هیچ کس سر کلاس های شان خوابش نبرد!
شاید فکر کنید مثال بالا خیلی به دنیای کسب و کار بی ربط است، اما راستش را بخواهید کارآفرینان هم دیگر بدون پاورپوینت حتی دست به سیاه و سفید هم نمی زنند؛ چه برسد شرکت در جلسات کاری و ارتباط با دیگران. اگر شما کارآفرین باهوشی باشید، وقتی با یک عالمه دردسر برای بهبود مهارت های ارتباطی تان رو به رو شوید به جای قهرمان بازی سراغ ساده ترین راه حل ممکن خواهید رفت.
هرچه باشد نه عرصه کسب و کار شبیه فیلم های هالیوودی است نه موقعیت سازمانی شما شباهتی به ابرقهرمان های مارول دارد. احتمالا اولین راه حلی هم که در این بین به ذهن هر کسی می رسد، استفاده از پاورپوینت برای رساندن بی عیب و نقص منظورش به دیگران خواهد بود.
اگر شما هم فکر می کنید استفاده از پاورپوینت می تواند همان تکه گم شده پازل مهارت های ارتباطی تان باشد، احتمالا این بخش قصری که برای خودتان ساخته اید را از پایه خراب خواهد کرد. ما اصلا دوست نداریم شما را ناامید کنیم، اما بعضی از کارآفرینان بزرگ دنیا طوری با استفاده از پاورپوینت مخالفند که انگار بزرگترین دشمن کاری شان را پیدا کرده اند.
استیو جابز یکی از همان کارآفرینانی است که همیشه با پاورپوینت مشکل داشت. البته برای این مخالفتش دلیل تقریبا قانع کننده ای هم داشت (هرچه باشد کارآفرینی در حد و اندازه او اصلا بی گدار به آب نمی زند!). ماجرا از نظر خالق برند دوست داشتنی اپل از این قرار بود که پاورپوینت با ایجاد اعتماد به نفس کاذب باعث بی توجهی افراد به ارتباطات بهتر با هم می شد. البته ماجرای ترسناک پاورپوینت به همین جا ختم نمی شود. وقتی شما از این ابزار برای بیان منظورتان استفاده می کنید، عملا هر فضایی برای گفت و گوی بیشتر درباره موضوع بحث را از بین می برید. تمام این نکات باعث شد تا استیو جابز در شرکتش استفاده از پاورپوینت را کاملا ممنوع کند. شاید به همین خاطر بود که فضای کاری در اپل اینقدر پویا و هیجان انگیز است!
احتمالا اگر ما از شما بخواهیم کلا پاورپوینت را فراموش کنید، فورا با کلی اعتراض مواجه خواهیم شد. هرچه باشد امروزه حضور در جلسات کاری بدون پاورپوینت خیلی ترسناک به نظر می رسد. به همین خاطر ما در فرمول طلایی مان برای این بخش اندکی راحت تر عمل کرده ایم. شما لازم نیست شرکت تان را مثل رختکن یک تیم ورزشی که همه چیز در آن ممنوع است، اداره کنید. در عوض باید به جای جایگزین کردن گفت و گو با انواع و اقسام ابزارها مثل پاورپوینت در درجه اول به فکر حرف زدن با همکاران و مشتریان تان باشید. شما را نمی دانم، ولی به نظر من گفت و گوی رو در رو خیلی راحت تر از صرف چند ساعت از وقت گرانبهای مان برای طراحی انواع و اقسام پاورپوینت است.
شروع و پایان بحث با نکات کلیدی: حاشیه رفتن را کنار بگذارید
آیا تا به حال برای تان پیش آمده یک ساعت تمام با کسی حرف بزنید و آخر سر حس کنید حتی یک کلمه از منظور هم را متوجه نشده اید؟ بی شک هر کارآفرینی در طول دوران فعالیتش دست کم یک بار چنین حس عجیب و آزاردهنده ای را تجربه کرده است. اینطور وقت ها آدم دوست دارد از ناراحتی و عصبانیت سرش را به دیوار بکوبد. البته شما لازم نیست چنین کاری انجام دهید، چراکه ما مثل همیشه یک راه حال ساده و کاربردی برای تان در چنته داریم.
آدم ها معمولا کلی حرف برای دیدارهای دوستانه یا حتی ملاقات های کاری دارند. اگر شما قرار باشد بدون مدیریت حرف های تان با دیگران تعامل داشته باشید، احتمالا هر دفعه جلسه ای بی نتیجه با دیگران خواهید داشت و کم کم از بهبود مهارت های ارتباطی تان ناامید می شوید. توصیه ما در این بخش برای شما قرار دادن خودتان در نقش یک منتقد سینماست.
اگر دقت کرده باشید همه منتقدهای سینما حرف اصلی شان را در کوتاه ترین زمان ممکن می زنند و همیشه هم در اول و آخر بحث از نکات کلیدی استفاده می کنند. شاید فکر کنید این کار چندان ضرورتی ندارد، اما همین تکنیک ساده به منتقدهای سینما کمک می کند تا در ۱۵-۱۰ دقیقه تمام ایده های شان را بیان کرده و از همه مهمتر اینکه اجازه ندهند مخاطب شان حتی یک کلمه از حرف شان را هم از دست بدهد. ماجرا جالب شد، نه؟
بی شک شما قرار نیست مثل منتقدهای سینما مو را از ماست بیرون بکشید. در عوض بهتر است فقط روی این تمرکز کنید که همیشه حرف های تان را با نکات کلیدی شروع کرده و آخر سر هم نیم نگاهی به آنها داشته باشید. اینطوری خیلی بهتر می توانید تکلیف تان با بقیه را روشن کنید؛ به همین سادگی.
اگر با شنیدن توصیه ما دارید پیش خودتان فکر می کنید نکات کلیدی دیگر چیست، باید یکی از کوتاه ترین جواب های تاریخ را به شما بدهیم. نکات کلیدی در واقع همان منظور اصلی یا پیام اساسی صحبت شما را شکل می دهد. مثلا اگر قصد دارید درباره راهکارهای افزایش فروش کفش های ورزشی نایک در بازار آسیا با همکاران تان صحبت کنید، نکات کلیدی شما مواردی مانند آمار و ارقام قبلی فروش محصولات یا تغییرات سلیقه مشتریان و تمایل شان برای پرداخت هزینه خرید خواهد بود. خب وقتی شما از چنین نکات کلیدی در بحث تان استفاده کنید، متوجه نشدن حرف تان حتی از صعود به قله اورست هم سخت تر خواهد بود!
ضرورت زمان بندی درست: هر حرفی در جای مناسبش!
شما نمی توانید هر حرفی که به ذهن تان رسید را بدون حتی یک لحظه تأمل به زبان بیاورید و انتظار داشته باشید همه عاشق ایده های تان شوند. هرچه باشد زمان بندی برای بیان ایده ها و نکات مختلف مثل گل فینال جام جهانی اهمیت دارد. پس یادتان باشد برای اینکه همه را پای صحبت های تان میخکوب کنید، باید زمان بیان هر نکته یا استفاده از لحن های مختلف را خیلی خوب بلد باشید.
اجازه دهید برای بیان هرچه بهتر تکنیک این بخش از یک مثال دم دستی استفاده کنیم. خیلی از شما تا به حال بارها و بارها در برنامه استندآپ کمدی های مختلف شرکت کرده اید (تعجب نکنید، نمی خواهیم بحث را منحرف کنیم!). از توانایی بالای این دسته از افراد برای بیان شوخی های مختلف که بگذریم، نکته هیجان انگیز مهارت بالای کمدین ها در مدیریت برنامه شان است. انگار نه انگار قرار است چند ساعت هزاران نفر با سلیقه های جورواجور را پای برنامه شان بنشانند؛ آن هم بدون اینکه حوصله کسی سر برود!
اگر فکر کرده اید چنین امری کاملا اتفاقی یا غریزی است، باید کاملا با شما مخالفت کنیم. آنچه به کمدین های کاربلد اجازه می دهد مثل سوپراستارهای هالیوودی همه نگاه ها را به خودشان جلب کنند، نه بخت و اقبال، بلکه زمان بندی درست حرف هاست.
به زبان خودمانی، آنها خیلی خوب بلدند که چطور سر صحبت را باز کنند و در زمان مناسب جوک های خنده دارشان را بیان کنند. اشتباه نکنید، ما اینجا از شما نمی خواهیم در جلسه های کاری یا تعامل های روزمره تان با همکاران و مشتریان یک عالمه جوک آماده داشته باشید. درس مهم این بخش زمان بندی برای بیان هر بخش از حرف تان است. احتمالا بازاریاب ها و فروشندگان خیلی خوب با این نکته آشنایی دارند. هرچه باشد اگر آنها بدون مقدمه چینی سراغ پیشنهاد فروش به مشتریان بروند، آخر روز جیب شان کاملا خالی خواهد بود؛ همین و بس.
همانطور که یک معمار در طول زمان یاد می گیرد که چطور مهارتش در ساخت و ساز را افزایش دهد، برای زمان بندی صحبت ها نیز شما باید به خودتان زمان بدهید. اگر در این بین اندکی تمرین و تکرار بیشتر نیز داشته باشید، دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. اینطوری تبدیل به همان قهرمانی می شوید که همکاران و مشتریان تان مدت هاست انتظارش را می کشند.
