شش سیگما یک استراتژی تحول سازمانی است که موجب توسعه و گسترش متدهای مدیریتی، آماری و نهایتا حل مشکلات شده و به کمپانی امکان جهش و تحول را می‌دهد.
سیگما چیست؟
مقاله نابی برای خوانندگان عزیز صنعت چاپ در مورد چاپخانه‌های کوچک و متوسط و تاثیر هم‌افزایی تولید ناب و شش سیگما بر کار در این نوع چاپخانه‌ها، که در کشور ما اکثریت دارند، ترجمه کرده‌ایم. قبل از آنکه آنرا بخوانید مطلبی توضیحی در‌باره شش سیگما فراهم آورده‌ایم تا پیش از مطالعه آن مطلب، خوانندگانی را که با موضوع شش سیگما آشنایی ندارند پیش‌آگهی داده باشیم.
شش سیگما یک استراتژی تحول سازمانی است که موجب توسعه و گسترش متدهای مدیریتی، آماری و نهایتا حل مشکلات شده و به کمپانی امکان جهش و تحول را می‌دهد. شرکت موتورولا، در سال های دهه ۱۹۸۰ برای نخستین بار شش سیگما را رایج ساخت.
شرکت الید سیگنال در اوایل دهه ۱۹۹۰ آنرا به کار بست و شرکت جنرال الکتریک آن را به پرطرفدارترین فلسفه مدیریتی تاریخ تبدیل کرد. در واژه‌های ریاضی شش سیگما یک معیار سنجش عملکرد آماری است که در آن ۴/۳ نقص در یک میلیون مشاهده می‌شود. شش سیگما یک رویه سیستماتیک و قانونمند را برای بهبود پروسه‌های تجاری بر پایه نیازهای مشتری و تجزیه و تحلیل واقعی فرآیندهای در حال انجام در موسسه ارائه می‌کند.
هر چه تعداد سیگماها بیشتر باشد میزان خطا کمتر است. هر چه تغییرات کوچکتر باشند هزینه کمتر است. بهترین سازمان‌ها حدود ۳ یا ۴ سیگما به کار می‌گیرند که این تعداد، احتمال بروز خطا در یک میلیون واحد را به ۶۲۰۰ عدد می‌رساند. به طور عملی تعداد خطاها می‌تواند تا ۴/۳ واحد در هر یک میلیون واحد کاهش پیدا کند و این به معنی میلیون‌ها دلار صرفه‌جویی است. این رویکرد یک رویکرد تحولی مدیریتی است که باعث ارتقا و بهبود کیفیت می‌شود.
شش سیگما یک استاندارد جهانی است که علاوه بر تامین نیاز مشتریان باعث توسعه و پیشرفت کارکنان در لایه‌های جدید می‌شود و این به منزله یک مسئولیت برای نیروهای انسانی است نه فقط یک فرصت. نیروهای انسانی نیازمند افزایش ارزش عملکردهای خود هستند که این کار را با ایفای یک نقش کلیدی و پیاده‌سازی شش سیگما در سازمان خود انجام می‌دهند.
شش سیگما یک نگرش منضبط، داده محرک و روشی برای حذف عیب‌ها در هر فرایند و محصول است. این فرایند از ساخت تا فروش را در بر می‌گیرد و شامل همه محصولات و خدمات ارایه شده از سوی یک سازمان می‌شود. شش سیگما یک استراتژی تحول سازمانی است که موجب توسعه و گسترش متدهای مدیریتی، آماری و در نهایت حل مشکلات شده و به کمپانی امکان جهش و تحول را می‌دهد.
مؤلفه‌های اصلی شش سیگما
برای رسیدن به اثربخشی و کارآمدی بالاتر با استفاده از روش شش سیگما، سه مؤلفه اصلی مطرح است:
- مؤلفه اول مربوط به راهبرد شش سیگما است. این مؤلفه راهبردی، مسئولیت مدیر اجرایی است.
- مؤلفه دوم شش سیگما مربوط به تدابیری است که چگونگی عملکرد گروه‌های پروژه در بهبود یک فرایند نیمه‌کاره را نشان می‌دهد. این مؤلفه از روش‌شناسی مشابه با روش علمی که در مدارس آن را آموخته‌اید استفاده می‌کند. روش علمی به تعریف و تبیین یک مسئله، تحلیل علل ریشه‌ای آن و آزمودن تئوری‌های بهبود مربوط می‌شود. در اصل، این روشی است که به منظور بهبود اثربخشی و کارایی در شش سیگما به کار می‌رود.
- دیگر مؤلفه کلیدی شش سیگما، مسایل فرهنگی است که با استفاده از آنها در سازمان خود، می‌توانید شش سیگما را به چیزی فراتر از مجموعه‌ای از تدابیر و روش‌ها بدل سازید.
تفاوت با دیگر روش‌های بهبود سازمانی
همه افراد یک سازمان بدون توجه به موقعیت سازمانی باید در پیاده‌سازی شش سیگما مشارکت داشته و از آن تأثیر پذیرند. برخلاف دیدگاه بسیاری از افراد که شش سیگما را مجموعه‌ای از راز و رمزهای مهارتی معرفی می‌کنند که تنها قابل دسترسی برای افراد با تحصیلات بالای دانشگاهی است، شش سیگما برای تمامی افراد سازمان قابل فهم است؛ به گونه‌ای که در پایان اجرای آن در یک سازمان، همه افراد مهارت‌های خاصی را به دست خواهند آورند.
شش سیگما سیستمی است شامل مجموعه از تکنیک‌ها و ابزارهای بهبود مستمر برای تمرکز بر فرآیندها، تحلیل و مقایسه آنها و تخصیص منابع به فرآیندهایی که نیازمند توجه بیشتر هستند. وجه مشترک فرایندهای مختلف یک سازمان این است که کلیه فرآیند در معرض وقوع خرابی هستند. تمام فرآیندها خرابی ایجاد می‌کنند و این خرابی‌ها باعث دوباره کاری اتلاف هزینه و نیروی انسانی می‌شود.
شش سیگما با تعریف معیارهایی که نشان دهنده میزان خرابی در فرآیند هستند، امکان مقایسه وضعیت عملکردی فرایندهای مختلف را فراهم می‌آورد و به سازمان برای تصمیم‌گیری در مورد محل تمرکز منابع جهت عملکرد بهتر کمک می‌کند. از روی عملکرد فرآیندهایی که در سطح جهانی فعالیت می‌کنند و تحلیل‌های آماری انجام شده از روی فرآیندهای واقعی، فرآیندهایی که در سطح شش سیگما فعالیت می‌کنند، نیازهای مشتری را بهتر برآورد می‌سازند.
بیشتر بخوانید: چرخه عمر سازمانی کارمندان در پیاده سازی فرهنگ کوچینگ
فرآیندهای پنج سیگما نیازهای مشتری را برآورد نمی‌سازند و فرآیندهای هفت سیگما نیز ارزش افزوده زیادی ایجاد نمی‌کنند؛ بنابراین، شش سیگما انتخاب شده است. عدد ۴/۳ مردودی در یک میلیون فرصت خرابی، نزدیک به خرابی صفر است و در عین حال قابل حصول بوده و می‌تواند به عنوان یک هدف واقعی مطرح باشد.
قابلیت‌های بهبود از طریق اجرای شش سیگما
احراز کیفیت برتر و افزایش قابلیت اعتماد در محصولات تولید شده نیازمند چارچوبی است که به قابلیت‌های سازمان در زمینه‌های مدیریت، کاربرد اطلاعات و تکنولوژی یکپارچگی ببخشد. برای استفاده از اطلاعات، وجود برخی ابزارهای آماری که بتوان به وسیله آنها عملکرد فرآیندها و تولیدات را بهینه نمود، بسیار ضروری است. در دنیای رقابتی امروز، کیفیت خوب یک ویژگی تجملاتی نیست بلکه از دیدگاه تولیدکنندگان و مصرف‌کنندگان یک نیاز بنیادی است. صرف نظر از تعریف‌های متعدد کیفیت، یک سری ویژگی‌های مشترک جهانی برای آن درنظر گرفته شده است که عبارتند از:
عملکرد دقیق، حداقل تغییر و کمترین هزینه. دانشمندان و مهندسانی که به طور عمومی و کلی با مسایل برخورد می‌کنند علاقمند به مورد اول، آمارگران، متمایل به مورد دوم و مدیران تجاری دوستدار مورد سوم هستند. بدیهی است فرآیند یا محصولی موفق است که برخوردار از همه موارد فوق باشد. فلسفه بهبود مستمر، فلسفه‌ای است که به سمت «عالی شدن در همه کارها» پیش می‌رود.
شش سیگما سیستمی است که تعیین می‌کند کجا قرار گرفتیم، دوست داریم کجا باشیم، چگونه به آن مقصد می‌رسیم و چگونه در طول راه پیشرفت می‌کنیم. در مبحث شش سیگما، ۳ حوزه اصلی وجود دارد: حوزه اول «فلسفه» است که طریقه حرکت، چشم‌انداز و جهت حرکت سازمان را تعیین می‌کند. حوزه دوم «مقیاس» است که به سازمان این امکان را می‌دهد تا به طور دقیق نحوه عملکرد فرایندها را مشخص کند. حوزه سوم نیز «روش‌شناسی» است.
روش‌شناسی یک فرآیند سیستماتیک است که موجب شناسایی، تبیین، اندازه‌گیری، تحلیل، توسعه و استاندارد شدن یک فرآیند می‌شود. به طور ساده می‌توان گفت، شش سیگما متدی است که بر اساس داده (data) هدایت می‌شود و هدف آن دستیابی به کیفیت برتر است. چیزی که شش سیگما را از سایر اصول کیفیت متمایز می‌کند پیش‌گیری قبل از وقوع اشتباهات است. به طور ویژه می‌توان گفت شش سیگما یک تلاش نظم‌یافته است که فرآیندهای تکرار شونده سازمان در بخش‌های طراحی محصولات، عملکرد تامین‌کنندگان، سرویس‌های خدماتی و… را از نزدیک مورد سنجش قرار می‌دهد.
شش سیگما به دلیل تاکید عمیق بر روی تحلیل‌های آماری، مقیاس‌های ارزیابی طراحی، تولید محصول و فعالیت‌های متمرکز در حیطه مشتری‌گرایی، قادر است احتمال بروز خطا در محصولات و سرویس‌ها را به میزان بی‌سابقه‌ای کاهش دهد. شش سیگما حاصل پیوند سیستم‌های اجتماعی و فنی است. عوامل انسانی با بهره‌گیری از مزایای پیشرفت‌های تکنولوژیکی، سرانجام نظامی بر اساس این واقعیت ایجاد خواهد کرد که برای حفظ بقا در دنیای رقابت‌آمیز امروز وجود کیفیت بسیار بالا با صرف هزینه بسیار اندک فوق‌العاده ضروری است.
شش سیگما در واقع نقشه جاده بقا و موفقیت است. برای اجرای شش سیگما در سازمان ابتدا باید تیم‌هایی تشکیل شود. نقشی که هر یک از اعضای تیم ایفا خواهند نمود تعیین‌کننده نوع و سطح آموزشی است که دریافت می‌کنند. به عنوان مثال اعضای کلیدی این تیم‌ها توسط متخصصین خارج از سازمان به عنوان رهبر گروه آموزش می‌بینند. علاوه بر این تیم‌ها، گروه‌های حمایت کننده نیز تشکیل می‌شود که تعداد زیادی از اعضای آن تمام وقت خود را صرف اجرای هر یک از این پروژه‌ها می‌کنند.
زمانی که تصمیم می‌گیرید یک فرآیند را اصلاح کنید باید بهترین روش را برای اجرای آن اتخاذ کنید. به همین منظور باید بهترین نوع تیم انتخاب شود. قهرمانان، مرشدان، کمربند مشکی‌ها و کمربند سبزها تیم‌های مذکور را به صورت مرتبط با یکدیگر در سرتاسر سازمان هدایت می‌کنند. نقش مرشدان هدایت استراتژی کسب‌و‌کار، حمایت و راهنمایی است. وظیفه کمربند مشکی‌ها پیاده‌سازی، هدایت و نتیجه‌گیری از پروژه تیم‌های شش سیگما است.
نقش کمربند سبزها هم این است که با بکارگیری مهارت‌های فنی خود در شش سیگما در مورد موضوعات روز درون‌سازمانی با تیم همکاری می‌کنند و این فرصتی برای بهبود است. جلسات تعاملی، در طول چندین هفته برگزار می‌شود. (این جلسات فقط مختص متخصصین فنی و یا مدیریتی است نه همه کمربند سبزها). کمربند سبزها کسانی هستند که جلسه را با موفقیت گذرانده و برای بکارگیری ابزارهای بهبود و توسعه آموزش دیده‌‌اند.
پس از سپری شدن نخستین هفته، پروژه‌ها انتخاب شده و آموزش دیدگان موظف به بکارگیری و اجرای مباحثی می‌شوند که در طول دوره آموخته‌اند. پس از پایان هر برنامه نیز نتایجی را که از این جلسات گرفته‌اند، ارایه می‌دهند. کسانیکه این جلسات را با موفقیت پشت سر گذاشته و پروژه‌ها را اجرا می‌کنند، گواهینامه «کمربند مشکی» دریافت می‌کنند.
این افراد مسئول اجرای شش سیگما در واحد کسب و کار خود شده و تیم‌های مذکور را هدایت و رهبری می‌کنند، علاوه بر این مدیران را نیز در جهت اولویت دادن به امور، برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها، ارشاد و هدایت می‌کنند. از دیگر وظایف این گروه بکارگیری، آموزش و توزیع ابزارها و متدهای لازم برای کمربند سبزها و اعضای تیم‌ها است. تنها تعدادی از این افراد به سومین سطح که بالاترین لایه نیز است راه پیدا کرده و اصطلاحا «استاد کمربند مشکی» می‌شوند. البته قبل از دریافت گواهینامه مذکور موظف به هدایت چندین تیم و پروژه می‌شوند. «استاد کمربند مشکی» ها در واقع کارشناس اجرای شش سیگما و تئوری آن هستند و باید فرآیندها را آموزش دهند. این افراد متخصصین کیفیت در روش‌شناسی و بکارگیری ابزار بهبود در همه سطوح سازمان هستند.
ضمنا فرآیند یکپارچه‌سازی شش سیگما با استراتژی کسب و کار سازمان و برنامه‌های عملیاتی، آنرا نیز رهبری می‌کنند. تسهیلات و امکاناتی که شش سیگما در بخش‌های بهبود کیفیت، کاهش هزینه، جلب رضایت مشتری و حفظ وفاداری و پیشرفت کارکنان ایجاد می‌کند بسیار وسیع است. از طرفی برای تبدیل قابلیت‌های بالقوه شش سیگما به صورت بالفعل باید زمان کافی، استعداد، سرمایه‌گذاری‌های درست و … به این کار اختصاص داده شود. اجرای شش سیگما نیازمند تمرکز بسیار و کار تیمی قوی است.
احراز کیفیت برتر و افزایش قابلیت اعتماد در محصولات تولید شده و مونتاژ شده نیازمند چارچوبی است که به قابلیت‌های سازمان در زمینه‌های مدیریت، کاربرد اطلاعات و تکنولوژی، یکپارچگی ببخشد. برای استفاده از اطلاعات، وجود یک سری ابزارهای آماری که بتوان به وسیله آنها عملکرد فرآیندها و تولیدات را بهینه نمود، بسیار ضروری است. در دنیای رقابتی امروز، کیفیت خوب یک ویژگی تجملاتی نیست بلکه از دیدگاه تولیدکنندگان و مصرف‌کنندگان یک نیاز بنیادی است.
